在企业的日常运营中，出差费用归档是一项繁琐且重要的工作。它不仅关系到企业的财务管理效率，还影响着企业的成本控制和合规经营。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，来看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，尤其是出差费用归档难题，实现降本增效的。
红枣巨头风采尽显
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，凭借着多年的努力和创新，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工和400 + 全国门店数，在行业内占据着举足轻重的地位。然而，随着企业的不断发展壮大，在出差费用归档等财务档案管理方面，好想你也面临着诸多挑战。
出差费用归档困局待破
好想你业务广泛，涉及红枣等各类健康食品的生产与销售。在日常运营中，员工出差频繁，出差费用归档工作便成为了财务部门的一项重要任务。但在传统的管理模式下，出差费用归档存在着诸多痛点。
首先是归档难。财务人员需要花费大量的时间来确认单据的一致性，从出差申请、发票到报销明细，每一项都需要仔细核对。而且，纸质档案容易遗失，一旦出现档案缺失，就会给后续的审计和管理带来极大的麻烦。
其次是查找慢。纸质档案受时空限制，无法实时调阅。当企业需要查询某笔出差费用的相关档案时，往往需要耗费大量的人力和时间在堆积如山的纸质档案中寻找，严重影响了工作效率。
再者是成本高。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是不合规。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当前数字化时代，企业面临着越来越严格的监管要求，纸质档案的管理方式已经难以满足企业合规经营的需求。
合思妙策破茧而出
面对好想你在出差费用归档等财务档案管理方面的难题，合思为其提供了一套全面的解决方案。
打破壁垒，实现数据同源。合思的解决方案打破了不同系统之间的数据壁垒，让财务人员可以一键联查出差费用相关的所有数据，包括出差申请、审批记录、发票信息等。这样一来，财务人员在进行出差费用归档时，无需再在多个系统中来回切换查找数据，大大提升了工作效率。
自动组装，提升审计效率。合思以档案数据为审计标准，实现了出差费用档案的自动组装。在审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为依据，快速准确地完成审计工作，避免了人工审计的繁琐和误差，提升了审计效率。
实物高效管理，精准匹配。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。对于出差费用相关的纸质单据，财务人员可以通过扫描二维码将其与电子档案关联起来，方便对实物档案的管理和查找。在需要查阅实物档案时，只需通过系统查询对应的二维码，就能快速定位到实物档案的存放位置，实现了出差费用实物档案的高效管理。
稳步推进成效初显
在实施过程中，合思围绕打破数据壁垒、实现自动组装和实物高效管理等方面逐步推进。首先，合思帮助好想你建立了统一的数据平台，实现了财务数据的集中管理和共享。财务人员可以在这个平台上便捷地获取出差费用相关的所有数据，为出差费用归档工作提供了有力的支持。
其次，合思为好想你定制了自动组装流程，将出差费用档案的各个环节进行了优化和整合。从数据采集到档案生成，整个过程实现了自动化，大大减少了人工干预，提高了工作效率。
最后，合思协助好想你建立了虚拟档案库房，并引入了二维码技术。通过对实物档案进行编码和扫描，实现了电子档案与实物档案的一一对应，方便了实物档案的管理和查找。
显著成果降本增效
通过合思的解决方案，好想你在出差费用归档等财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间才能完成的出差费用归档工作，现在可以快速高效地完成，财务人员可以将更多的时间和精力投入到其他重要的工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。合思的解决方案实现了数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的出差费用档案信息，减少了信息传递的时间和成本。
借阅管理耗时减少了67%。在需要查阅出差费用档案时，通过合思的系统可以快速定位到所需档案，大大缩短了借阅管理的时间。
在成本控制方面，预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本和空间成本的降低，还包括由于管理效率提升带来的间接成本的减少。
客户认可彰显实力
虽然我们没有获取到好想你明确的客户评价，但从方案带来的显著收益可以看出，企业对合思提供的方案是高度认可的。合思的解决方案帮助好想你解决了出差费用归档等财务档案管理方面的难题，实现了降本增效和合规经营，为企业的发展提供了有力的支持。
如果您的企业也面临着类似的出差费用归档等财务档案管理难题，不妨选择合思。合思将为您的企业量身定制解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com 了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受它的强大功能和卓越效果。
