在当今数字化浪潮席卷的时代，众多企业都在寻求高效、智能的财务管理解决方案，以适应快速变化的市场环境。其中，知名头部数字阅读品牌通过引入合思的解决方案，成功实现了财务全流程数字化闭环，在降本增效方面取得了显著成效。而这其中，电子归档流程的优化起到了至关重要的作用。
数字阅读巨头的财务困境
该知名头部数字阅读企业，在市场上拥有广泛的影响力和庞大的用户群体。然而，随着企业的不断发展，其财务管理方面的问题逐渐凸显。
首先，数据分散成为了一大难题。企业内部的数据分散在多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。财务人员在处理费用数据时，就像在茫茫大海中寻找珍珠，耗费大量时间和精力，却难以达到理想的效果。
其次，财务人员的工作效率低下。每个财务月，企业均需处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，每天重复着繁琐的操作，人效极低。
再者，纸质文件的使用带来了诸多问题。全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，不仅造成了每月大量的纸张浪费，而且票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务人员借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，就像在堆积如山的书籍中寻找一本特定的书，既耗时又费力，无法适应企业快速扩张的需求。电子归档流程在这样的困境下显得尤为迫切。
合思解决方案搭建业财平台
合思针对该企业的财务痛点，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
在确保财务准确性方面，合思的解决方案发挥了重要作用。它能够精准地处理每一笔财务数据，确保财务信息的准确性，通过严格的审计，符合上市要求。这就好比为企业的财务大厦打下了坚实的基础，让企业在财务合规方面更加稳健。
在提升财务及时性方面，效果也十分显著。企业的结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计能够达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策，在市场竞争中抢占先机。电子归档流程的优化在其中起到了关键的推动作用，使得财务数据能够更快速、准确地完成归档和处理。
电子归档流程带来的多维度提升
- 增效：释放财务人力价值
合思的解决方案在增效方面成果斐然。企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。以往，财务人员需要逐个与业务部门确认付款情况，工作效率低下。如今，通过电子归档流程，付款信息能够实时更新，财务人员可以一目了然地掌握付款进度，大大节省了时间和精力。
在档案整理方面，效率得到了极大提升。传统的档案整理需要耗费大量的人力和时间，涉及凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度等多个方面。而合思的解决方案通过电子归档流程，消除了这些繁琐的整理工作所耗费的工时。同时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过电子归档流程快速定位所需档案，无需再在纸质文件中苦苦寻找。通过精准的实物档案定位，进一步提升了实物档案的查找效率，让档案管理更加高效便捷。
- 降本：节约企业运营成本
在降本方面，电子归档流程同样发挥了重要作用。减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额的情况。通过对费用数据的实时监控和分析，企业能够及时发现并纠正不合理的费用支出，避免预算超支。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。以往，大量的财务数据需要人工录入和整理，不仅效率低下，而且容易出现错误。现在，通过电子归档流程，这些工作可以自动完成，大大节省了人力成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。传统的财务工作需要大量的纸质凭证和文件，不仅耗费纸张，还需要进行打印、装订、存储等一系列操作，成本高昂。而电子归档流程实现了财务数据的电子化存储，减少了纸张的使用，降低了成本。同时，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。企业无需再为大量的纸质档案寻找存储空间，节省了租金等费用。
- 合规：保障企业财务安全
在合规方面，电子归档流程为企业提供了有力保障。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。通过对发票的自动识别和验证，能够及时发现虚假发票，避免企业遭受损失。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。员工的借款和核销情况可以通过电子归档流程进行实时监控和管理，确保每一笔资金的流向都清晰透明。
保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。电子归档流程采用先进的技术，确保财务档案的安全性和完整性，符合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这就好比为企业的财务档案上了一把坚固的锁，让企业在财务合规方面更加放心。
- 先进：引领企业数字化转型
合思的解决方案具有高度的先进性。它能够灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。员工在进行因公消费时，只需通过系统进行操作，费用即可自动结算和归档，大大提高了员工的工作体验。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。电子归档流程将财务工作与日常办公紧密结合，让员工在日常工作中能够更加便捷地处理费用业务，同时也提高了企业的管理效率。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。电子归档流程实现了财务档案的电子化管理，减少了纸张的使用，符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。通过电子归档流程，企业实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，在市场竞争中占据了优势地位。
企业认可与未来展望
该企业对合思解决方案带来的改变给予了高度认可。通过引入合思的解决方案，有效解决了原有财务痛点，实现了财务流程的优化和效率提升。电子归档流程的优化成为了企业财务数字化转型的重要突破口，让企业在财务管理方面迈出了坚实的一步。
未来，双方将继续深化合作，进一步释放数据价值，加深业财融合。通过不断优化电子归档流程，推动企业财务管理不断迈向新高度。企业将借助合思的技术和服务，在数字化浪潮中乘风破浪，实现更加辉煌的发展。
如果您的企业也面临类似的财务挑战，不妨选择合思，开启免费试用，让我们携手实现财务数字化转型，提升企业竞争力，共同打造高效、智能的财务管理新时代！
