在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务管理领域的大势所趋。这一趋势既为企业带来了前所未有的机遇，也让企业面临着全新的挑战。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经助力众多企业成功实现了财务数字化转型。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探究合思解决方案在实际应用中的显著效果，尤其是其在云端档案管理方面的卓越表现。
数字阅读巨头的财务困境与云端档案管理挑战
该知名头部数字阅读品牌在快速发展的过程中，遭遇了一系列棘手的财务难题。企业内部的数据如同散落在各处的珍珠，分散在多个不同的系统之中，业务流程也因此变得支离破碎。这种数据的分散和流程的断裂，使得数据整合工作变得异常艰难，进而导致费用管控措施难以有效落实。预算超标就像一颗定时炸弹，时不时地在企业的财务报表中爆炸，给企业的财务管理带来了巨大的压力。
每个财务月，企业的财务人员都要处理500多张单据。更让人头疼的是，全量的原始凭证与财务凭证都需要人工打印、粘贴。财务人员仿佛陷入了一个低价值、机械性工作的漩涡，大量的时间和精力都被消耗在这些繁琐的事务中，工作效率极其低下。
在档案管理方面，该企业依然采用传统的纸质档案管理方式。全业务数据都需要打印纸质副本，然后进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还引发了一系列的问题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务人员在借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中苦苦翻找，就像在茫茫大海中寻找一根针，根本无法满足企业快速扩张的需求。而云端档案管理的缺失，更是让企业在数字化时代的竞争中处于劣势。
合思方案登场：云端档案管理助力业财平台建设
面对如此复杂的财务困境，该企业意识到必须进行一场彻底的变革。于是，他们构建了精细的系统服务商选型模型，经过层层筛选，最终选择与合思携手合作。合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设，而云端档案管理则是其中的核心亮点。
这个解决方案就像一把神奇的钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门。它确保了财务数据的准确性，让企业顺利通过审计，符合上市要求。同时，在提升财务及时性方面，更是取得了显著的成效。结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计还能进一步提升到T + 5。这意味着企业能够更加及时地掌握财务状况，做出更加明智的决策。
在云端档案管理方面，合思的解决方案打破了传统档案管理的局限。它将企业的财务档案进行数字化存储和管理，让企业拥有了一个高效、便捷的财务数字档案室。通过先进的技术手段，实现了档案的原生性存储，有效规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
云端档案管理显成效：全方位提升企业财务效益
- 增效：开启高效财务管理新时代
在合思解决方案的助力下，企业在增效方面取得了令人瞩目的成绩，尤其是在云端档案管理方面。企业能够实时掌握付款进度，财务人员再也不需要耗费大量时间进行单点沟通。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
在档案整理方面，合思的解决方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的大量工时。通过智能化的系统，实现了档案的自动分类和整理，大大提升了档案整理效率。同时，形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。业务人员只需在系统中输入关键词，就能快速定位所需的档案资料，再也不用在纸质文件堆里翻找。精准的实物档案定位功能，更是让实物档案查找效率得到了极大提升。无论是纸质档案还是电子档案，都能在云端档案管理系统的帮助下，实现快速、准确的查找和使用。
- 降本：节约成本从云端档案管理开始
合思的解决方案在降本方面同样表现出色，云端档案管理起到了关键作用。在费用管控方面，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。企业通过对费用的精细化管理，实现了资源的合理配置，降低了不必要的成本支出。
在人力成本方面，减少了手工记账、人工整理档案的工作量。财务人员从繁琐的事务中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了大量的空间成本。企业再也不需要为存放大量的纸质档案而租赁昂贵的仓库，通过云端档案管理，实现了档案的高效存储和管理。
- 合规：保障企业财务合规运营
在合规方面，合思的解决方案为企业提供了全方位的保障，云端档案管理是其中的重要一环。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。通过对发票的自动识别和验证，杜绝了虚假发票的入账，降低了企业的税务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。企业能够实时监控每一笔费用的审批流程，确保费用的使用符合企业的规定。同时，保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在财务合规方面无后顾之忧。
- 先进：引领企业数字化转型潮流
合思的解决方案还具有高度的先进性，尤其是在云端档案管理方面。它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在进行因公消费时，只需通过系统进行简单的操作，就能完成费用的记录和报销，大大提高了员工的工作体验。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。通过云端档案管理，企业实现了档案的电子化存储和管理，减少了对纸张的依赖，为环保事业做出了贡献。同时，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在数字化时代的竞争中占据了领先地位。
云端档案管理引领未来：拥抱财务数字化转型浪潮
合思的解决方案为该知名头部数字阅读品牌带来了显著的成效，实现了财务全流程数字化闭环，尤其是在云端档案管理方面，为企业的财务管理带来了质的飞跃。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业需要像合思这样的专业服务来提升财务管理效率，降低成本，实现可持续发展。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受云端档案管理为企业带来的巨大变革，积极拥抱财务数字化转型的浪潮。
