在当今数字化浪潮奔涌的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化办公的时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，以其卓越的合思档案产品，帮助众多企业化解财务档案管理的重重难题。其中，好想你健康食品股份有限公司的成功实践，宛如一颗璀璨的明星，为众多企业提供了极具借鉴意义的范例。接下来，让我们一同深入了解合思档案是如何助力好想你优化电子归档流程的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。如此庞大的企业规模，在发展过程中却在财务档案管理方面遭遇了诸多棘手的问题。
归档工作困难重重。随着企业业务的不断拓展，财务档案的数量与日俱增，传统的归档方式效率低下，工作人员需要花费大量的时间和精力来整理和存放档案，导致归档工作常常滞后。而且，不同部门之间的数据存在壁垒，使得档案数据难以实现同源共享，进一步增加了归档的难度。
查找档案犹如大海捞针。在需要查阅档案时，由于缺乏高效的检索机制，财务人员往往需要在堆积如山的档案中花费大量时间去寻找所需的文件，严重影响了工作效率。
成本居高不下。纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，同时还需要投入人力进行日常的维护和管理，这无疑增加了企业的运营成本。
合规性问题也成为了企业的一块心病。随着相关法规政策的不断完善，对财务档案管理的合规性要求越来越高，而好想你原有的档案管理方式在合规性方面存在一定的漏洞，给企业带来了潜在的风险。这些问题严重制约了好想你财务管理的效率和质量，也成为了企业进一步发展的绊脚石。
合思档案的精准破局之策
-
数据同源打通高效之路
合思深刻理解好想你所面临的困境，为其量身定制了一套针对性的解决方案。其中，打破数据壁垒，实现数据同源是关键的一步。合思通过先进的技术手段，将企业各个部门的财务数据进行整合，使得财务人员能够实现一键联查。无论是会计凭证、发票还是其他相关财务资料，都可以在一个平台上轻松获取，大大提升了工作效率。在传统的档案管理模式下，财务人员可能需要在多个系统中来回切换，花费大量时间才能找到所需的数据。而现在，借助合思档案的强大功能，他们可以快速准确地获取信息，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。这一举措不仅优化了电子归档流程，还使得企业的财务管理更加智能化、高效化。 -
审计标准革新提升效能
在审计环节，合思采用了创新的方式。以档案数据作为审计标准，纸质数据作为辅助，实现了审计效率的大幅提升。传统的审计方式往往过于依赖纸质档案，不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案的这一创新模式，充分利用了电子档案数据的准确性和完整性，减少了不必要的审计环节，提高了审计的精准度和效率。通过电子归档流程的优化，审计人员可以更加快速地获取所需的审计数据，对企业的财务状况进行全面、深入的审查。同时，这种模式也有助于企业及时发现潜在的财务风险，为企业的健康发展保驾护航。 -
虚实匹配实现实物高效管控
对于实物档案的管理，合思同样有独到的方法。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当财务人员需要查阅实物档案时，只需在系统中查阅电子档案，就可以通过二维码快速定位实物档案的位置。这一举措不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了因实物档案丢失或损坏而带来的风险。在传统的实物档案管理中，查找实物档案往往需要耗费大量的人力和时间，而且容易出现混乱。而合思档案的这一创新方式，使得实物档案的管理变得更加有序、便捷，进一步优化了电子归档流程。
合思方案带来的显著成效
通过合思档案解决方案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了令人瞩目的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的归档、查找等工作，现在通过合思档案的自动化功能，大大减轻了员工的工作负担。员工可以将更多的时间和精力用于提升业务能力和为企业创造更多的价值。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量时间来接收和处理各部门的档案资料。而现在，通过电子归档流程的优化，档案数据可以实时传输到总部，总部管理人员可以快速进行审核和处理，提高了工作效率。
借阅管理耗时减少了67%。在借阅档案时，员工可以通过系统快速提交借阅申请，管理人员也可以通过系统快速审批，大大缩短了借阅流程的时间。同时，由于电子档案与实物档案的精准匹配，员工可以更快地获取所需的档案，提高了工作效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于实物档案存储空间的减少、人力成本的降低以及管理效率的提高。通过优化电子归档流程，企业实现了资源的合理配置，降低了运营成本，提高了企业的经济效益。
合思档案未来展望与诚挚邀约
合思档案在好想你案例中的成功应用，充分彰显了其在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效方面的强大实力。它不仅优化了电子归档流程，还为企业的财务管理带来了质的飞跃。未来，合思将继续坚守以客户为中心的服务理念，不断加大研发投入，优化产品和服务。
随着市场环境的不断变化和企业需求的不断升级，合思将紧跟时代步伐，持续创新，为更多企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。无论是小型企业还是大型企业集团，合思都有能力根据其不同的需求和特点，提供个性化的解决方案，帮助企业提升财务管理水平，实现可持续发展。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨抓住这个机遇，联系合思。您可以拨打我们的服务电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com。现在，我们还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案在优化电子归档流程方面的卓越性能。开启财务数智化转型之旅，让合思档案成为您企业财务管理的得力助手，共同迈向更加美好的未来。
