在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，作为电源行业上市企业和专精特新“小巨人”企业，在业务蓬勃发展的同时，也面临着诸多财务数字化难题。而合思凭借其专业的解决方案，为动力源解决了这些难题，其中实时费用跟踪更是发挥了重要作用。
客户简介：电源行业的璀璨之星
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业熠熠生辉。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块。其产品广泛应用于国家重点建设项目，彰显了企业的实力与担当。2022年，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这不仅是对其技术创新和发展潜力的高度认可，也标志着企业在行业内的领先地位。
业务背景现状与痛点：财务数字化转型的困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司、全国30多个办事处，还在海外设立了分支机构。企业涵盖24个1级部门、81个2级部门，归属5个业务线和2个营销中心，组织架构复杂，业务覆盖面广。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，随着业务的不断拓展，问题逐渐显现。多系统操作体验差，员工需要在不同系统中频繁切换，手工录入不仅效率低下，还难以保证合规性。系统之间存在壁垒，数据分散，信息滞后，导致业务数据难以实时共享和分析。业务报销模式复杂，不同业务场景下的报销流程差异较大，增加了管理难度。组织架构的复杂性使得各主体流程繁复，进一步降低了财务工作的效率。
解决方案：合思打造的实时费用跟踪利器
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系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的实时费用跟踪提供了有力支持。员工在进行费用报销时，系统能够自动获取相关人员和订单信息，减少了手动录入的工作量，提高了数据的准确性和及时性。 -
无需报销：高效便捷的费用管理模式
合思为动力源打造了无需报销的业务流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，还实现了实时费用跟踪，让企业能够及时掌握费用支出情况。 -
系统连接能力强：打破数据壁垒的钥匙
合思采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。通过这种方式，打破了数据流转壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这大大加快了业务处理和数据统计效率，使得企业能够实时跟踪费用情况，做出更加准确的决策。
实施过程与步骤：稳步推进的转型之路
合思与动力源紧密合作，逐步推进系统集成工作。首先，同步了HR系统和BPM系统的数据，确保人员信息和订单数据能够在合思费控系统中实时更新。接着，搭建了无需报销的业务流程，实现了消费、对账、结算、凭证生成等环节的自动化。最后，运用开放接口和自定义流程引擎技术，完成了与第三方系统的对接，进一步提升了系统的集成性和实时性。
在实施过程中，合思的专业团队与动力源的相关部门密切沟通，及时解决遇到的问题。通过不断优化和调整，确保系统能够满足动力源的实际业务需求，实现实时费用跟踪的目标。
取得的成果与效益：显著提升的企业价值
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整体效率提升：操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。实时费用跟踪让企业能够及时掌握费用支出情况，优化资源配置，提高了企业的运营效率。 -
员工体验优化：便捷高效的报销之旅
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。实时费用跟踪让员工能够清楚了解自己的费用支出情况，合理安排工作消费。 -
财务工作减负：合规高效的财务管理
财务部门的审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。实时费用跟踪为财务决策提供了准确的数据支持，帮助企业更好地控制成本。 -
管理决策升级：全程管控的经营洞察
企业实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的经营数据，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。实时费用跟踪让管理者能够及时发现费用异常情况，采取相应的措施进行调整，确保企业的经营目标得以实现。
客户评价与反馈：高度认可的合作体验
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。实时费用跟踪为动力源的财务数字化转型提供了有力支持，得到了企业的高度认可。
实时费用跟踪助力企业未来发展
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