在数字化浪潮席卷的时代，企业的运营管理正经历着深刻的变革。尤其是2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设成为当务之急。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的当下，企业在传统档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的繁琐工作中；业务人员也为报销纸质票据流程繁琐、耗费时间而苦恼。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，更有高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。而且，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，严重影响了企业全面数字化进程。此时，一款高效的归档及检索系统显得尤为重要。
全面方案 满足多元需求
合思档案作为专业的归档及检索系统，提供了全面的解决方案，涵盖多种场景和功能，能够满足企业不同的档案管理需求。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过合思档案这个归档及检索系统，企业可以根据自身不同场景的档案管理需求，灵活运用这些解决方案。
单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业只需通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整。同时，纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。该方案可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，让企业能够高效管理不同类型的档案，进一步凸显了归档及检索系统的强大功能。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，为企业的档案管理提供了坚实的保障，这也是归档及检索系统的重要价值体现。
核心功能 彰显显著优势
合思档案的归档及检索系统拥有强大的核心功能，相较于传统方案具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业能够全面、准确地采集档案数据。
智能制档功能则极大地提高了档案管理效率。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等特点。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让归档及检索系统的操作更加智能化。
专用格式版式文件功能也别具特色。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，充分体现了归档及检索系统的灵活性和创新性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理提供了可靠的质量保障，是归档及检索系统不可或缺的重要功能。
实际案例 见证卓越成效
众多不同类型的企业已经应用合思档案的归档及检索系统，并取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。在这个过程中，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员工作效率大幅提升。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案为其实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸，实现了标准化落地，有力保障了电子会计档案合规，还积极响应了低碳环保政策。
某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案为其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提升了企业的档案管理效率。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
抓住机遇 开启数字化转型
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的归档及检索系统，能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能够帮助每一个企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。目前，已有众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业选择合思档案并取得了良好成效。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。企业选择合思档案，能解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，提升档案管理效率，保障财务合规，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
如果您想体验合思档案这款强大的归档及检索系统带来的便捷与高效，不妨点击链接免费试用，开启企业档案管理的数字化新篇章。
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