在当今数字化浪潮中，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必由之路。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，成功为众多企业破解了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻企业档案管理最佳实践，看看合思档案是如何助力企业实现降本增效的。
好想你档案管理困局待解
企业档案管理最佳实践的探寻，源于企业在档案管理中遭遇的困境。好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
如此庞大的企业规模和业务量，使得财务档案管理工作面临着重重挑战。归档工作困难重重，大量的凭证需要人工整理和录入，不仅耗时费力，还容易出现错误。查找档案更是如同大海捞针，财务人员常常需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需的资料，工作效率极其低下。
同时，档案管理的成本也居高不下。纸质档案的存储需要占用大量的空间，购买存储设备、租赁库房等费用不断增加。而且，传统的档案管理方式还存在合规风险，难以满足日益严格的监管要求。好想你在财务档案管理方面的这些痛点，成为了企业发展的一大阻碍，迫切需要找到一种有效的解决方案。
合思档案精准破局之道
企业档案管理最佳实践的关键在于找到适合企业的解决方案。合思针对好想你面临的问题，量身定制了一套全面的解决方案，为企业档案管理带来了全新的变革。
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案实现了数据的同源共享，打破了各个系统之间的信息壁垒。财务人员可以通过一键联查的功能，轻松获取所需的档案信息。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统中来回切换，查找相关的数据，不仅浪费时间，还容易出现数据不一致的问题。而合思档案通过数据同源，将所有的档案信息整合到一个平台上，大大提高了工作效率。
例如，当财务人员需要查询某一笔业务的凭证时，只需在合思档案平台上输入相关的关键词，系统就会自动搜索并展示出所有相关的档案信息，包括凭证、发票、合同等。同时，系统还支持多维度的查询，如按时间、按部门、按业务类型等，方便财务人员快速定位所需的档案。这种便捷的查询方式，让财务人员能够更加高效地完成工作，节省了大量的时间和精力。
- 自动组装提升审计效能
合思档案的自动组装功能，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的纸质档案，工作量巨大，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案通过自动组装功能，将相关的档案信息自动关联在一起，形成一个完整的审计数据包。
审计人员只需在合思档案平台上下载审计数据包，就可以进行全面的审计工作。同时，系统还支持在线审计，审计人员可以直接在平台上查看档案信息、进行批注和评论，与企业的财务人员进行实时沟通。这种高效的审计方式，不仅节省了审计时间和成本，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物管理实现精准匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在传统的档案管理模式下，实物档案的存储和管理是一个难题，容易出现丢失、损坏等问题。而合思档案通过虚拟档案库房，将实物档案的信息进行数字化管理，每个实物档案都对应一个唯一的二维码。
当查阅者需要查询实物档案时，只需在合思档案平台上查询电子档案信息，系统就会自动显示出实物档案的存储位置。同时，查阅者还可以通过扫描二维码，获取实物档案的详细信息，如存放地点、借阅记录等。这种精准的实物管理方式，让实物档案的查询和借阅变得更加方便快捷，提高了实物档案的利用率。
合思方案显著成效彰显
企业档案管理最佳实践的效果最终体现在企业的实际运营中。通过实施合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效，实现了降本增效的目标。
合思档案的应用，大幅减少了人工耗时。在传统的档案管理模式下，大量的档案整理、录入和查找工作都需要人工完成，占用了财务人员大量的时间和精力。而合思档案的自动化功能，让这些工作变得更加高效。据统计，实施合思档案解决方案后，好想你减少了90%的人工耗时，财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
同时，合思档案还降低了管理成本。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。通过节省人力、物力和财力，企业预计每年可以减少综合成本20万元。这些成本的降低，直接提升了企业的经济效益，为企业的发展提供了有力的支持。
合思档案引领企业新征程
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理难题、实现降本增效方面成效显著。企业档案管理最佳实践的典范已经摆在眼前，合思档案为众多企业提供了一个可借鉴的模板。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，越来越多的企业将面临财务档案管理的挑战。合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，将助力更多企业实现财务数智化，让有限的资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启降本增效之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和高效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。让合思档案成为您企业档案管理的得力助手，共同探索企业档案管理最佳实践的更多可能。
