在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也面临着从传统纸质档案管理向数字化转型的迫切需求。以云海肴为例，这家知名的餐饮连锁企业通过与合思合作应用合思档案，成功实现了纸质档案数字化，取得了显著的降本增效等核心成效，为众多面临类似财务档案管理难题的企业提供了宝贵的借鉴经验。
云海肴：传统纸质档案管理困境待解
云海肴作为一家在餐饮行业深耕多年的连锁企业，规模不容小觑。它拥有海外门店6 +家、直营门店160 +家，国内门店覆盖23 +个城市，企业员工人数达2600人，旗下拥有9大品牌。如此庞大的规模，使得企业每年产生的各类凭证、发票、回单等单据数量惊人，年凭证据数65000 +、发票数26000 +、回单数13000 +、单据量18000 +。
然而，传统的纸质档案管理方式给云海肴带来了诸多挑战。首先，纸质档案打印成本居高不下，大量的凭证、发票等都需要打印出来进行存档，这不仅消耗了大量的纸张和油墨，还增加了打印机等设备的采购和维护成本。其次，档案存储成本也是一笔不小的开支，为了存放这些纸质档案，企业需要专门的档案室，配备相应的档案柜和管理人员，占用了大量的空间和人力。此外，纸质档案资料查找困难，当需要查询某一份档案时，往往需要花费大量的时间和精力在堆积如山的档案中寻找，效率极其低下。在这样的背景下，云海肴急需一种新的档案管理方式来解决这些问题，而纸质档案数字化成为了必然的选择。
合思方案：打破壁垒开启业财融合新篇章
面对云海肴的困境，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为云海肴量身定制了一套纸质档案数字化解决方案，落地财务数字化，全面提高了总部和门店的业财融合效率。
打破壁垒数据同源，在传统的财务档案管理模式下，财务数据分散在各个部门和系统中，形成了一个个“数据孤岛”，导致财务人员在查询和分析数据时困难重重。合思的解决方案打破了这些壁垒，实现了数据同源。通过将各个业务系统和财务系统的数据进行整合，财务人员可以一键联查相关数据，无需在不同的系统和表格中来回切换，大大提高了工作效率。
自动组装提升审计效率，合思以档案数据为审计标准，实现了审计资料的自动组装。在审计过程中，系统可以根据预设的规则自动筛选和整理相关的档案数据，生成审计所需的资料，减少了人工操作的工作量和错误率，显著提升了审计效率。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录和监控，确保审计工作的合规性和准确性。
虚拟库房高效管理实物，为了实现电子档案与实物档案的匹配管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，通过扫描二维码可以快速查询到该档案的电子信息，包括档案的基本信息、存放位置、关联业务等。同时，虚拟档案库房可以对实物档案的出入库、借阅等情况进行实时监控和管理，确保实物档案的安全和完整。通过这些措施，云海肴实现了电子与实物档案的高效匹配和管理，进一步提升了档案管理的水平。
显著成效：降本增效财务提效成果斐然
通过实施合思的纸质档案数字化解决方案，云海肴实现了看得见的降本增效，取得了一系列显著的成果。
实现全量电子化存储，在纸质档案数字化之前，云海肴的记账凭证、收支两端回单、电子发票等都需要打印出来进行存档。而现在，通过合思的解决方案，这些档案都可以以电子形式进行存储，不再需要打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。这不仅节省了大量的打印成本，还减少了纸张的使用，符合低碳环保的理念。
档案利用便捷可视化管理，合思的系统具有多维检索能力，财务人员可以根据不同的条件和关键词对档案数据进行快速检索和查询。同时，系统内还可以对档案数据进行可视化管理，通过图表、报表等形式直观地展示档案的存储情况、使用情况和变化趋势等信息，为企业的决策提供有力支持。
业财融合提升节省成本，合思的解决方案使得云海肴的业财融合效率提升了80%，实现了业务数据和财务数据的实时同步和共享。通过对业务数据的深入分析，财务人员可以更好地了解企业的业务情况，为企业的经营决策提供更准确的财务支持。同时，该方案还为企业节省了打印、存储等总体成本30万/年，显著降低了企业的运营成本。
财务提效90%释放人力价值，在传统的纸质档案管理模式下，财务人员大部分时间都花费在档案的打印、整理、存储和查找等工作上，真正用于财务分析和决策支持的时间非常有限。而通过纸质档案数字化，财务人员的工作效率得到了极大提升，财务提效达到了90%。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析、预算管理、风险控制等核心工作中，为企业创造更大的价值。
客户反馈：高度认可合规降本成效显著
云海肴CFO对合思的纸质档案数字化解决方案给予了高度评价。他表示，使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，实现了业财融合80%的提升，财务提效达到了90%，同时确保了企业100%的合规降本。
在当今竞争激烈的市场环境下，企业的合规经营和成本控制至关重要。合思的解决方案不仅帮助云海肴降低了成本、提高了效率，还确保了企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求。通过数字化的手段，企业可以对财务档案进行全程监控和管理，及时发现和纠正潜在的风险，确保企业的合规运营。这对于云海肴这样的大型连锁企业来说，具有重要的意义。
未来展望：深化合作共筑财务数智化新蓝图
随着数字化技术的不断发展和企业对财务管理要求的不断提高，云海肴与合思的合作也将进入一个新的阶段。未来，双方有望继续深化合作，进一步提升云海肴的财务数智化水平，为企业的持续发展提供更有力的支持。
在未来的合作中，合思将继续加大技术研发投入，不断完善纸质档案数字化解决方案，为云海肴提供更加先进、高效、便捷的档案管理服务。同时，双方还将探索在更多领域的合作，如财务分析、预算管理、风险控制等，实现企业财务管理的全面数字化转型。通过进一步提升财务数智化水平，云海肴将能够更好地应对市场变化和竞争挑战，实现企业的可持续发展。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思凭借其先进的纸质档案数字化解决方案，能够帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。现在就可以免费试用合思的服务，开启企业财务档案管理的新篇章。
