合思档案：引领企业电子文档归档新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。

此外，企业纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本体现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是指电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。

面对这些痛点，合思档案提供了全面的解决方案。

合思档案解决方案：一站式破解管理难题

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案功能概览：多元模块打造高效管理体系

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集的外部生态包括规则引擎、业务映射等，内部包括EAI插件、API接口等；预归档服务的归档方案包括自动归档、业务检测等；基础管理的档号管理包括账套管理、组织权限管理等，档案储存包括原文件管理、元数据管理等；档案服务的身份调查包括全文检索、档案借阅等，实物管理方案包括待到单清单、批量到单等。

统计分析功能有进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势；应用层功能包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，它还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

合思档案核心亮点：四大优势铸就卓越品质

合思档案具有诸多核心亮点。其一，便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎可自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

其二，实现“四性检测 + 业务检测”。它满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

其三，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

其四，实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现：多重效益助力企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，它能让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%。

它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。同时，实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。

合思档案典型使用场景：满足多元需求

合思档案在不同角色的使用场景中都发挥着重要作用。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，方便处理日常财务档案工作。业务人员能够进行授权检索、授权借阅，满足业务相关档案的使用需求。审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅，提高审计工作效率。管理人员可通过统计报表、图表展示，对档案数据进行分析和管理。

合思档案成功案例：实力见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案解决了档案管理难题。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：引领行业发展潮流

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。

它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。提供自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

合思档案对于企业财务档案管理具有至关重要的意义和价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。帮助企业降低成本、提高效率、保障合规，实现业财融合，提升企业的竞争力和管理水平。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的服务。持续助力企业适应数字化时代的财务档案管理要求，推动企业实现全面数字化。

如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，了解更多合思档案信息，还能免费试用，体验合思档案带来的便捷和价值。