在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措宛如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为助力企业顺利实现电子凭证数字化转型，合思精心打造了一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台凭借其卓越的功能和强大的优势，成为了众多企业实现发票归档方案数字化升级的理想选择。接下来，让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司的案例，探寻合思档案在发票归档方案中的神奇魅力。
金牌橱柜：行业翘楚的档案管理困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，宛如一颗璀璨的明星，在国内高端整体厨柜及定制家居领域闪耀着耀眼的光芒。它不仅拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣膺国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，是行业内当之无愧的领军企业。
在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，宛如繁星般遍布各地。同时，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000 +，规模宏大，实力雄厚。然而，随着企业的不断发展壮大，海量的业务数据和复杂的财务流程，给档案管理带来了前所未有的挑战。
据统计，金牌橱柜年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量达494949张，年银行回单量为177744张，年发票量也有123247张。如此庞大的档案数量，使得整理、保管、存储和管理工作变得异常繁琐。在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，犹如一盘散沙，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费了大量的时间和精力。在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，流程繁琐且效率低下。在存储环节，独立的档案室虽然能够存放纸质档案，但却占用了大量的空间，增加了存储成本。在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式，使得每年的实物稽查工作变得异常艰难，工作人员需要人工逐一翻查，不仅耗时费力，还容易出现错误。
面对这些严峻的挑战，金牌橱柜急需一套高效、智能的发票归档方案，以提升档案管理的效率和质量，降低运营成本。而合思档案的出现，无疑为金牌橱柜带来了新的希望。
合思档案：量身定制的发票归档方案
针对金牌橱柜面临的诸多痛点，合思档案为其量身定制了一套全方位、一体化的发票归档方案。该方案充分发挥了合思档案的技术优势和创新能力，从统一存储、业务证据链搭建、数据共享和银行回单无纸化等多个方面入手，为金牌橱柜打造了一个高效、智能、合规的档案管理体系。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、标准不一的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准、统一管理。通过建立一个集中的数据仓库，所有的档案数据都能够得到有效的整合和管理，避免了数据的重复存储和冗余，提高了数据的安全性和可靠性。同时，统一的标准和管理方式，也使得档案数据的查询和使用更加便捷高效，为企业的决策提供了有力的支持。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，使得业务和财务数据能够实现双向穿透。在这个体系中，每一笔业务都能够找到与之对应的财务凭证和相关单据，形成一个完整的业务证据链。这样一来，企业不仅能够更加清晰地了解业务的来龙去脉，还能够有效地防范财务风险，提高财务管理的透明度和合规性。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅服务。用户只需要在系统中输入关键词或筛选条件，就能够快速准确地找到所需的档案数据。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。同时，数据的共享和开放也促进了企业内部各部门之间的沟通和协作，提升了企业的整体运营效率。 -
银行回单无纸化：助力降本增效
在传统的档案管理中，银行回单的打印、整理和存储是一项繁琐且成本高昂的工作。合思档案通过先进的技术手段，实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和打印成本，还减少了人工操作的误差和风险，提高了档案管理的效率和质量。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
显著成效：数据见证合思档案实力
金牌橱柜应用合思档案的发票归档方案后，取得了显著的成效。一系列的数据指标直观地展示了合思档案在提升效率、降低成本、保障合规等方面的强大实力。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%。以往，工作人员需要花费大量的时间和精力进行档案的匹配和整理，而现在，通过合思档案的智能匹配功能，这一过程变得轻松快捷，大大提高了工作效率。档案查询耗时也减少了80%，用户可以在瞬间找到所需的档案数据，无需再进行繁琐的人工翻查。
在成本降低方面，预估节省总体成本30万 +/年。其中，打印成本、存储空间成本等都得到了有效的控制。通过银行回单无纸化管理，不仅节省了纸张和打印成本，还减少了人工操作的成本。同时，统一存储和管理也避免了数据的重复存储和冗余，降低了存储空间成本。
在合规保障方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保档案数据的真实性、完整性和安全性。通过建立完善的审计和监管机制，企业能够有效地防范财务风险，保障财务管理的合规性。
展望未来：合思档案引领发票归档新潮流
金牌橱柜通过与合思档案的深度合作，实现了多系统数据互联，成功打造了档案数据的智能化管理模式。这一模式不仅提高了工作效率和准确性，还为企业的发展注入了强大的动力。合思档案的发票归档方案，不仅解决了金牌橱柜当前面临的档案管理难题，更为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，也是企业提升竞争力的关键所在。合思档案作为电子会计档案领域的领军者，将继续发挥其技术优势和创新能力，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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