在数电票迅速普及的当下，企业财务档案管理遭遇了全新挑战。传统的纸质档案管理模式，就像一辆老旧的马车，难以在数字化的高速公路上驰骋。北京合思信息技术有限公司推出的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一艘在数字化浪潮中航行的巨轮，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，尤其是在出差费用报销管理方面，发挥着重要作用。
产品概述：数字化财务档案管理先锋
合思档案是一款专注于电子会计档案管理的平台，它拥有全流程合规化、自动化、数字化闭环管理的卓越特点。就像一位技艺精湛的工匠，它广泛连接各类异构业财系统，全面采集数据，为企业打造了一个聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务的生态系统。
在出差费用报销管理中，合思档案能够将出差过程中的各项费用数据，如交通费用、住宿费用等，进行全面采集和整合。它致力于帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥出更大的效益。比如，在出差费用报销方面，通过自动化处理，减少了人工操作的繁琐，降低了成本，同时也确保了报销流程的合规性。
核心产品/技术功能介绍：智能管理出差费用报销
- 智能采集：多元数据精准汇聚
合思档案支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，就像一个智能的数据收集器。它通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。
对于出差费用报销，无论是从出差预订系统获取的机票、酒店订单数据，还是从企业内部财务系统获取的相关费用记录，合思档案都能精准采集。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保每一笔出差费用都能被准确记录。
- 智能制档：高效匹配与精准检测
利用规则引擎，合思档案实现了电子凭证数据的自动匹配组装，如同一位高效的拼图大师，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
在出差费用报销管理中，它能将出差申请、费用报销单、发票等数据进行自动匹配，形成完整的报销档案。同时，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保每一笔出差费用报销都经得起检验。
- 档案管理：精细管控与灵活扩展
合思档案具备权限管理、精准管控的功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，还可进行水印权限管理。这就像为企业的财务档案管理设置了一道道安全防线，确保出差费用报销数据的安全性。
档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，同时支持企业根据自身制度自主排列和扩展。在出差费用报销档案管理中，企业可以根据不同的出差项目、部门等进行灵活分类，方便后续的查询和管理。
- 档案应用：多维检索与便捷调阅
合思档案提供多维检索功能，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，以及批量检索。就像一个智能的图书馆管理员，能够快速找到企业需要的出差费用报销档案。
它实现一站式预览和穿透联查，搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型的组合关系结构树，呈现多种类型凭证票据的穿透联查效果。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务。在出差费用报销管理中，财务人员可以快速查询到相关的报销凭证和业务单据，了解费用的具体情况。
优势对比：出差费用报销管理的卓越之选
与传统的纸质档案管理方式相比，合思档案在出差费用报销管理方面具有显著的优势。
在成本方面，合思档案可节约70%的纸张成本和75%的整理成本，降低高显性成本和高隐形成本。在出差费用报销中，不再需要大量的纸质发票和报销单，减少了纸张的使用和整理的工作量。
在效率上，检索效率提升90%，实现100%自动归档，最大程度减少人工介入。对于出差费用报销的查询和处理，能够快速定位和完成，大大提高了工作效率。
在合规性上，合思档案满足国家政策要求，确保电子会计档案合规管理，避免高合规风险。在出差费用报销管理中，严格按照国家相关规定进行操作，保障了报销流程的合法性。
同时，该平台还具有广泛连接的能力、灵活承接和持续迭代的能力，能够适应企业不断变化的出差费用报销管理需求。
应用案例：出差费用报销管理的成功典范
- 年单据量2.6亿企业：高效管理出差费用
该企业在出差费用报销管理方面面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，将出差过程中的各类费用数据进行整合。自动匹配组装档案，将出差申请、费用报销单、发票等进行精准匹配。实现档案管理电子化和借阅管理信息化，帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
在出差费用报销方面，数据指标显示，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，显著提升了企业的出差费用报销管理效率。
- 集团型企业：统一规范出差费用报销
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，尤其是在出差费用报销方面，各部门的报销标准和流程不一致。
合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，帮助企业实现标准化落地。在出差费用报销管理中，统一了报销标准和流程，力保电子会计档案合规，同时响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
- 多系统数据互联企业：整合出差费用数据
该企业档案管理低效，出差费用报销数据散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票和银行回单存档不合规范等问题突出。
合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，帮助企业统一储存出差费用报销数据，完善业务证据链，实现数据共享和全生命周期管理。成本效益对比显示，每年可预估节省总体成本30W +，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
- K12民办教育集团：简化出差费用报销流程
集团面临采集困难、存储占用空间大、整理复杂、利用不便等问题，在出差费用报销管理方面也存在诸多困扰。
合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，帮助企业形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和电子借阅。在出差费用报销管理中，让报销流程更加顺畅，提高了员工的满意度。
合思档案凭借其先进的技术、全面的功能和显著的优势，已经在众多企业的出差费用报销管理中得到了成功应用，帮助企业解决了电子会计档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和数字化转型。随着数电票时代的发展，电子会计档案管理将成为企业数字化建设的必然选择。合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代升级产品，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的发展。如果您想体验合思档案在出差费用报销管理方面的卓越功能，不妨免费试用一下。
