在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。
然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题仍待解决。传统纸质档案管理模式在电子凭证时代显得力不从心，暴露出诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找档案要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
企业纸质档案管理成本居高不下也是一个突出问题。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也难以确保数据安全可用，无法满足企业日益增长的管理要求。如金牌橱柜家居科技股份有限公司以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下，难以适应企业发展需求。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生。合思档案是合思推出的一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，是企业理想的发票归档方案。
智慧方案破解行业难题
合思档案针对电子会计档案管理的各个环节，提出了一套完整的解决方案。在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，能够对大文件进行自动切割，并对数电票进行自动化解析，轻松解决档案采集难题。其采集方式多样，可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行智能采集。同时，预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的制档工作奠定基础。
在档案制档环节，合思档案实现了智能化操作。它通过智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件，大大提高了制档效率。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等方面，保障了档案管理的规范性。精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，让档案管理更加严谨。
在档案利用方面，合思档案提升了便捷性。多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，让企业能够快速、准确地获取所需档案信息。此外，合思档案还能实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档，还能进行文件传输、邮件短信处理、系统直联等操作，同步原始凭证信息至档案服务，确保存档合规，是企业高效的发票归档方案。
核心功能铸就卓越优势
合思档案具有诸多核心功能和显著优势。它实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，让档案管理更高效。自动化归档功能告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析。
以高新兴科技集团为例，通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了工作效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。合思档案还能有效降低企业成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本达338910元。
同时，合思档案能实现全流程合规化、自动化、数字化。在档案采集、制档、管理、利用各环节都有严格的规范和高效的操作方式。如在中文传媒案例中，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为企业提供了可靠的发票归档方案。
多元场景见证实际成效
合思档案在不同行业都有广泛的应用场景和显著的实际效果。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过打破壁垒，数据同源，实现一键联查；自动组装，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，提升实物管理效率。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过无纸化管理、去人工化、资产化等措施，实现自动化归档和财务数据分析，满足内审需求。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。通过统一存储、搭建业务证据链、实现数据共享和银行回单无纸化等方式，实现档案数据的智能化管理。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团实施合思档案解决方案后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。通过档案数据来源多样化、自动归档、自助OA、集成金蝶EAS等功能，解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题，为各行业提供了优秀的发票归档方案。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决电子会计档案管理难题，推动企业数字化转型。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务和支持。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现财务数智化升级，不妨选择合思档案这一优质的发票归档方案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启财务数智化之旅。
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