在当今数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措犹如催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更蕴含着诸多显著优势。它能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这场转型浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为电子凭证数字化转型注入了强大动力。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。
财务档案管理痛点大揭秘
在企业的财务管理中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。许多企业在这方面面临着诸多痛点，问题的严重性和迫切性日益凸显。
一些企业在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。以好想你健康食品股份有限公司为例，在传统的纸质档案管理模式下，档案遗失情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代化的管理要求。
还有一些企业，如COMMUNE幻师，存在档案耗材、打印、存储成本高的问题。其门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司则存在会计档案散落各系统，档案数据难利用的问题。该公司需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。
合思档案的破局良方
面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提出了全面且行之有效的整体解决方案策略。
合思档案提供全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的解决方案，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案具有智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能，涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析；智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求；多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
核心模块功能深度剖析
合思档案的功能蓝图独具特色，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，全面涵盖电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，包括外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效地采集各类档案信息。预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理做好充分准备。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有效管理。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
从业务层来看，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统包含财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
档案采集模块通过开放式接口互联实现自主采集，大文件能自动切割，数电票可自动化解析，大大提高了采集效率。档案制档模块能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，还可自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
合思档案的竞争优势凸显
与市场上其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，这使其具备了较强的资金实力和技术研发能力。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更广泛、更优质的服务。
合思档案有着丰富的成长历程。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，相比传统档案管理方式和部分同类产品具有明显优势。
成功案例见证卓越成效
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的实际应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
专业服务体系保驾护航
合思为客户提供了全面、专业的服务体系。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、便捷的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，能更好地满足不同地区客户的需求。
秉承以客户为中心的服务理念，合思在产品研发、实施、售后等各个环节都充分考虑客户的需求和体验。合思档案提供电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等一系列服务，以及文件传输、邮件短信、系统直联等功能，还能同步原始凭证信息至档案服务，为客户提供全面的财务档案管理解决方案。
在电子凭证数字化转型的征程中，合思档案发挥着至关重要的作用。它有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。众多企业通过使用合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，充分体现了合思档案的实际价值和市场认可度。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将不断优化和完善，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，借助自身的技术优势和服务体系，助力更多企业实现财务数字化转型，在电子会计档案管理领域取得更大的突破和发展。如果您想体验合思档案带来的高效财务管理，不妨免费试用一下。
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