在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这为企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，以其前瞻性的战略眼光和卓越的技术实力，推出了合思档案管理平台。该平台宛如一把精准的钥匙，助力众多企业成功解决财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同领略合思档案的卓越成效。
客户背景：红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗璀璨的明星，在红枣行业闪耀着独特的光芒。它成立于1992年，经过多年的砥砺奋进，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业品牌价值高达154.21亿元，庞大的商业版图令人瞩目。它拥有1000 + 员工，他们齐心协力，为企业的发展贡献着自己的智慧和力量；400 + 全国门店数，分布在祖国的大江南北，将美味的红枣产品传递到千家万户；18家归档主体，各自承担着重要的业务职责；2W + 零售网点，进一步拓宽了销售渠道；3.6W + 年凭证数，记录着企业每一笔业务的流转。
然而，在这辉煌成就的背后，好想你也面临着财务档案管理的重重困境。首先是归档难题。财务人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性，每一张单据都需要仔细核对，生怕出现一丝一毫的差错。而且，纸质档案极易遗失，一旦丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
其次是查找缓慢的问题。纸质档案受到时空的限制，无法实现实时调阅。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力，效率极其低下。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业不得不租赁专门的仓库来存放这些档案。同时，还需要投入大量的人力进行档案的整理、保管和查阅工作，人力成本和仓储成本不断攀升。
最后是合规性隐患。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当前严格的监管环境下，一旦出现档案数据丢失或泄露等问题，企业将面临严重的法律风险。
解决方案：合思档案的精准破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
- 打破壁垒数据同源
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在这个平台上，财务人员可以实现便捷利用，一键联查。当他们需要查询报销明细查询相关信息时，只需轻轻一点，就能快速获取到与之相关的所有数据，包括单据、凭证等。这大大提升了工作效率，让财务人员从繁琐的查询工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
通过数据同源，合思档案管理平台将各个业务系统的数据进行整合，形成了一个统一的数据中心。财务人员可以在这个数据中心中自由地查询和分析数据，无需再在多个系统之间来回切换，避免了数据的重复录入和不一致问题。同时，平台还支持多维度的查询方式，财务人员可以根据自己的需求，按照时间、部门、项目等条件进行灵活查询，满足了不同场景下的查询需求。
- 自动组装审计便捷
合思档案管理平台实现了档案的自动组装功能。在进行内外审计时，平台以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式大大提升了审计效率。审计人员可以直接在平台上获取到准确、完整的档案数据，无需再耗费大量的时间去翻阅纸质档案。同时，平台还提供了审计线索追踪功能，审计人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保审计工作的准确性和公正性。
在自动组装过程中，平台会根据预设的规则，将相关的单据、凭证等自动关联在一起，形成一份完整的档案。这不仅减少了人工组装的工作量，还避免了人为错误的发生。而且，平台会对档案数据进行实时更新和维护，确保审计数据的及时性和准确性。当审计人员发现问题时，可以通过平台快速定位到相关的业务记录，进行深入调查和分析。
- 实物高效管理
为了实现电子与实物档案的高效匹配，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都被赋予了一个唯一的二维码，当查阅者需要查询报销明细查询相关的实物档案时，只需在平台上查询电子档案，就能快速定位到实物档案的位置。这一创新技术大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间成本。
虚拟档案库房的建立，让企业可以对实物档案进行数字化管理。通过扫描二维码，企业可以实时了解实物档案的存放位置、借阅情况等信息。同时，平台还提供了权限管理功能，只有经过授权的人员才能查阅和借阅实物档案，确保了实物档案的安全性和保密性。而且，虚拟档案库房还可以对实物档案进行分类管理，方便企业对档案进行盘点和清理。
成果展示：降本增效的显著成效
通过合思档案管理平台的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的归档和查询工作，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间用于财务数据分析和决策支持，为企业的发展提供更有价值的建议。
总部接收管理耗时减少了80%。以往，总部需要花费大量的时间来接收和整理各个部门的档案，现在通过合思档案管理平台，档案可以实现自动上传和整理，大大减轻了总部的工作负担。
借阅管理耗时减少了67%。借阅者可以通过平台快速查询和借阅档案，无需再到档案室进行繁琐的登记和查找工作，提高了借阅效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了人力成本和仓储成本。企业不再需要租赁大量的仓库来存放纸质档案，也减少了档案管理人员的数量，从而降低了运营成本。
未来展望：合思引领财务档案数字化转型
合思档案管理平台帮助好想你健康食品股份有限公司有效解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效和合规经营。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和压力，高效的财务档案管理对于企业的发展至关重要。合思档案管理平台的成功应用，为其他企业提供了一个可借鉴的范例。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断加大技术研发投入，优化产品和服务。合思将致力于为更多企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案，推动电子凭证数字化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨来深入了解一下合思档案管理平台。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其强大的功能和卓越的性能，让合思档案管理平台为您的企业解锁财务档案管理的新境界，开启数字化管理的新篇章。
