在我国电子凭证改革加速推进的大背景下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其推出的合思档案，成功助力众多企业攻克财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何推动企业实现财务数智化转型，优化档案管理流程。
客户背景：红枣巨头的档案管理流程困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年创立以来，一路稳步发展，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的标杆企业。公司规模庞大，拥有超过1000名员工，在全国布局了400多家门店，还设有18家归档主体。
然而，随着企业的不断发展壮大，其在档案管理流程方面的问题逐渐凸显。传统的档案管理模式使得归档工作变得异常繁琐，大量的纸质档案需要人工逐一整理、分类和存储，不仅耗费了大量的时间和人力，还容易出现错误和遗漏。
在查找档案时，员工往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，效率极其低下。而且，传统档案管理的成本居高不下，包括纸张、存储设备、人力等方面的开支，给企业带来了不小的经济负担。更为关键的是，传统档案管理模式在合规性方面存在诸多隐患，难以满足日益严格的监管要求。
解决方案：合思档案优化档案管理流程的三大法宝
- 打破数据壁垒实现便捷利用
合思深入了解好想你在档案管理流程中面临的问题后，为其量身定制了针对性的解决方案。其中，打破数据壁垒，实现数据同源是关键的一步。
合思档案通过先进的技术手段，将企业各个业务系统中的数据进行整合，使得财务人员能够在一个平台上便捷地获取所需信息。在档案管理流程中，财务人员可以通过一键联查功能，快速定位到相关的档案资料，大大提升了工作效率。
这一功能的实现，不仅减少了财务人员在不同系统之间切换的时间成本，还避免了因数据不一致而导致的错误和延误。在档案管理流程中，数据的准确性和及时性得到了有效保障，为企业的决策提供了有力支持。
- 自动组装档案助力高效审计
在档案管理流程中，审计工作是一项重要且繁琐的任务。合思档案为好想你提供了自动组装档案的功能，极大地提升了审计效率。
在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力来整理和核对纸质档案和电子数据。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的标准化和自动化。
内外审计人员可以直接在系统中调取所需的档案数据，系统会自动将相关数据进行组装和整理，形成完整的审计报告。这一过程不仅节省了审计时间，还提高了审计结果的准确性和可靠性。在档案管理流程中，审计工作变得更加高效、便捷。
- 实物高效管理精准定位档案
除了电子档案管理，实物档案的管理也是企业档案管理流程中的重要环节。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。
在好想你，每一份实物档案都被赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以在系统中快速定位到该档案的电子信息，同时也能得知实物档案的具体存放位置。
这种管理方式使得实物档案的查阅和管理变得更加高效，减少了因档案存放混乱而导致的查找困难。在档案管理流程中，实物档案的管理更加规范、有序，大大提高了企业档案管理的整体效率。
成果展示：合思档案优化档案管理流程成效显著
通过合思档案的实施，好想你在档案管理流程方面取得了显著的收益。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案整理、归档和查找工作，现在通过合思档案系统的自动化处理，大大减轻了员工的工作负担。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了工作效率和工作质量。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。以往，总部需要花费大量时间来接收和整理各个分支机构的档案，现在通过合思档案系统的在线传输和自动整理功能，总部可以快速、准确地接收和处理档案信息。
借阅管理的管理耗时减少了67%。在档案管理流程中，借阅管理是一个重要的环节。合思档案系统实现了借阅流程的电子化，借阅者可以在系统中直接提交借阅申请，审批人员可以在线进行审批，借阅记录也可以实时查询。这一过程不仅提高了借阅效率，还增强了借阅管理的规范性和安全性。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储设备成本的减少以及档案管理效率的提升。在档案管理流程中，合思档案为企业带来了实实在在的经济效益。
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在档案管理流程的优化方面，合思档案展现出了强大的实力和优势。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型，优化档案管理流程。如果您的企业也面临档案管理流程方面的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还能免费试用，开启财务数智化新征程，让您的企业档案管理流程更加高效、便捷。
