在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革犹如一股强劲的东风，给企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点，而合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到这一市场需求，适时推出了合思档案，为企业解决财务档案管理难题提供了有力的武器。
行业痛点：传统财务档案管理的困局
在传统的财务档案管理模式下，企业犹如陷入了一个复杂的迷宫，面临着诸多难以解决的问题。
归档难题首当其冲。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这无疑是一项繁琐而又耗时的工作。而且，即使工作人员再小心谨慎，档案遗失的情况也难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力。
查找效率低下也是传统财务档案管理的一大弊端。纸质档案的查找就像是在茫茫大海中捞针，需要耗费大量的时间和人力。工作人员往往需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅，这严重影响了工作效率。在企业的日常运营中，有时候需要紧急查阅某份档案，如果不能及时找到，可能会影响到企业的决策和业务的开展。
成本居高不下同样是企业面临的一个重要问题。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，档案的管理也需要投入大量的人力，工作人员需要对档案进行整理、分类、存储和保管，这进一步增加了企业的人力成本。
此外，纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面也存在着诸多隐患。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，也容易受到人为的损坏和篡改。而且，随着时间的推移，纸质档案的字迹会逐渐褪色，纸张会逐渐老化，这将影响到档案的可读性和可用性。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，这给企业的财务数据安全带来了潜在的风险。
解决方案概述：合思档案打通全流程壁垒
合思档案的出现，犹如一道明亮的曙光，为企业解决财务档案管理难题带来了希望。合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了一个一站式的电子会计档案管理平台。
打破壁垒实现数据同源是合思档案的一大亮点。在传统的财务档案管理模式下，不同系统之间的数据往往是孤立的，无法实现共享和互通。合思档案通过先进的技术手段，打破了不同系统之间的壁垒，实现了数据的同源。这意味着财务人员可以在一个平台上便捷地获取和利用各种财务数据，无需在多个系统之间来回切换，大大提高了工作效率。同时，合思档案还支持一键联查功能，财务人员可以通过一个关键词或一个单据号，快速联查到与之相关的所有档案信息，实现了档案信息的快速检索和利用。
自动组装以提升审计效率也是合思档案的一个重要功能。在传统的财务审计工作中，审计人员需要手动对档案进行整理和组装，这是一项繁琐而又耗时的工作。合思档案通过智能化的算法和技术，实现了档案的自动组装。审计人员只需要输入相关的审计条件，系统就可以自动将符合条件的档案进行组装，并生成审计报告，大大提高了审计效率。
借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，高效管理实物档案是合思档案的又一创新之处。在传统的实物档案管理模式下，实物档案的存放和查找往往比较困难，容易出现混乱和遗失的情况。合思档案通过建立虚拟档案库房，将实物档案与电子档案进行关联，并为每一份实物档案赋予一个唯一的二维码。工作人员可以通过扫描二维码，快速获取实物档案的相关信息，实现了实物档案的快速定位和管理。同时，合思档案还支持实物档案的可视化盘点，工作人员可以通过系统实时了解实物档案的存放情况和数量，提高了实物档案的管理效率。
核心功能与优势：实现电子会计档案全生命周期管理
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。
档案采集是电子会计档案管理的第一步。合思档案提供了开放式接口互联和自主采集两种方式，企业可以根据自己的需求选择合适的采集方式。同时，合思档案还支持大文件自动切割和数电票自动化解析功能，能够快速、准确地采集各种类型的档案信息。在智能化报销体验方面，合思档案能够自动采集报销相关的电子凭证，为企业提供更加便捷、高效的报销服务。
制档环节是电子会计档案管理的关键环节。合思档案通过智能关联和自动组装功能，能够将采集到的档案信息进行智能关联和自动组装，生成符合国家标准的电子会计档案。同时，合思档案还支持四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，能够确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。在智能化报销体验方面，合思档案能够自动对报销单据进行审核和关联，生成规范的报销档案，提高了报销的准确性和效率。
管理功能是电子会计档案管理的保障环节。合思档案通过精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，能够对电子会计档案进行严格的权限管理和分类管理。同时，合思档案还支持水印管理和档号符合国标要求功能，能够确保电子会计档案的安全性和规范性。在智能化报销体验方面，合思档案能够对报销档案进行严格的权限管理，只有授权人员才能查看和使用报销档案，提高了报销数据的安全性。
利用功能是电子会计档案管理的最终目的。合思档案通过多维检索和一站式预览功能，能够让用户快速、准确地找到自己需要的档案信息。同时，合思档案还支持在线借阅和异构系统联查功能，能够让用户在不同的系统之间实现档案信息的共享和互通。在智能化报销体验方面，合思档案能够为用户提供便捷的报销档案查询和借阅服务，用户可以通过系统在线查询和借阅报销档案，提高了报销的便捷性和效率。
应用场景与案例：多行业见证合思档案的卓越成效
合思档案的应用场景十分广泛，涉及食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等多个行业。
好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案解决方案，取得了显著的成效。在智能化报销体验方面，合思档案帮助该公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这不仅提高了该公司的报销效率，降低了报销成本，还提升了该公司的财务管理水平。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，同样取得了令人瞩目的成绩。在智能化报销体验方面，合思档案帮助该公司纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅为该公司实现了低碳运营，还提高了该公司的经济效益和竞争力。
结尾：合思档案助力企业财务数智化转型
合思档案在多个行业的应用已取得了显著成效，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，企业面临着越来越激烈的市场竞争，如何提高企业的财务管理水平，降低企业的运营成本，已经成为企业亟待解决的问题。合思档案的出现，为企业提供了一个有效的解决方案。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。合思档案将为您提供专业的咨询和服务，帮助您的企业实现财务数智化转型。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验智能化报销体验带来的便捷和高效，让合思档案助力您的企业在数字化浪潮中脱颖而出，让有限的资源发挥出更有效的价值。
