在当前经济环境下，企业正面临着盈利能力下滑、差旅成本过高等诸多挑战。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业应对这些难题提供了有力支持，尤其是在电子档案归档方面，展现出了卓越的优势。
行业痛点：企业差旅管理困境凸显
当前企业所处的经济环境错综复杂，发展速度逐渐放缓，利润增长遭遇瓶颈。在这种情况下，企业面临着惯性思维、业财脱节、预算失控等一系列问题，如同陷入了一个“净利润黑洞”。
差旅成本，作为企业仅次于人力资源成本的第二大可控成本，不仅直接影响着企业的财务支出和现金流储备，而且由于管理流程等因素，存在着巨大的优化空间。2023 年企业差旅市场经历了增长，2024 年整体趋于平稳增长。然而，机票折扣减少、酒店价格上涨，使得企业的成本压力依然居高不下。
为了降低差旅成本，企业往往采取组织瘦身、降低预算等强硬手段。但这种做法却导致员工与雇主之间的矛盾不断升级，消费合规面临更大的挑战。同时，随着企业业务向下沉市场拓展和出海战略的推进，差旅管控难题日益凸显。线下差旅费用管控存在诸多盲区，而数电票时代的到来，更是给企业的差旅管理和电子档案归档带来了新的挑战。
解决方案概述：数智化开启差旅管理新征程
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其中，电子档案归档是整个解决方案的重要一环。
从“硬控”到“智控”，合思通过数智化、精细化的管理手段，帮助企业科学地降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。在电子档案归档方面，合思的解决方案实现了全链路的自动化管理，确保企业的财务数据和差旅信息能够准确、及时地归档。
核心功能亮点：科技赋能差旅管理与电子档案归档
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线上线下融合：无缝对接消费与电子档案归档
易商卡实现了线上线下因公消费全场景的覆盖，满足国内外支付需求。同时，在电子档案归档方面，它能够实现报销补贴、对账结算、凭证生成的自动化。这意味着企业在进行差旅消费时，相关的财务数据能够实时、准确地记录并归档，大大提高了电子档案归档的效率和准确性。 -
国内外资源整合：全球视野下的差旅与电子档案管理
合思整合了全球优质服务商渠道，拥有全球 70 多个国家近 200 万家酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源。通过全球四大 GDS 供应商和航司直连产品，提供国际机票低价，并支持多维度管控。在电子档案归档方面，这些丰富的资源所产生的差旅数据能够统一管理和归档，为企业的财务管理提供了全面、准确的信息支持。 -
智能管控：精准掌控差旅与电子档案归档
智能差标实现了区县级和淡旺季差标管控，BI 差旅风控系统对差旅活动进行全面监控与智能分析。AI 智能推荐助手则提供智能审批、行程与住宿推荐等服务。在电子档案归档过程中，这些智能管控功能能够确保差旅数据的合规性和准确性，为电子档案归档提供了可靠的保障。 -
多语言服务：贴心服务助力差旅与电子档案管理
商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，配备 7 * 24 小时中英文客服支持。在电子档案归档方面，多语言服务能够满足企业国际化业务的需求，确保不同语言环境下的差旅数据都能准确地进行归档和管理。
用户收益：电子档案归档带来的多重价值
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降低成本：电子档案归档优化资源配置
通过科学控制差旅成本，减少不必要支出，提高资源利用效率。电子档案归档能够帮助企业更好地分析差旅成本结构，发现潜在的节约空间，从而实现成本的有效降低。 -
提升效率：数智化加速电子档案归档
数智化管理手段减少了员工在差旅预订、审批、报销等环节的时间消耗。同时，在电子档案归档方面，自动化的流程大大缩短了归档时间，提高了企业的运营效率。 -
优化体验：便捷服务提升电子档案管理体验
员工无需垫资，享受更便捷的差旅服务，提升了差旅体验和工作积极性。在电子档案归档方面，员工可以更轻松地提交相关数据，系统自动完成归档，减少了繁琐的操作。 -
合规管理：严格把控电子档案归档合规性
有效控制企业消费合规风险，加强差旅数据监控，确保企业资源合理分配。电子档案归档能够对差旅数据进行全面、准确的记录和存储，为企业的合规管理提供了有力的支持。 -
数据赋能：电子档案归档挖掘数据价值
充分盘活业财数据价值，为企业决策提供支持。电子档案归档所积累的大量差旅数据，经过分析和挖掘，能够为企业的战略规划和决策提供重要的参考依据。
典型场景：电子档案归档解决实际难题
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下沉市场：精细管控下沉电子档案归档
企业业务拓展至三四线城市及以下地区，面临差旅管控维度不足、成本难以精准控制的问题。合思提供更精细的差旅管控策略，如科学设置区县差标管控金额。在电子档案归档方面，能够根据不同地区的特点，对差旅数据进行分类归档，提高管理的精准度。 -
出海业务：全球整合完善电子档案归档
企业出海带来国际差旅增加，面临海外差旅资源分散、信息碎片化等难题。合思整合全球资源，提供多语言服务和高性价比出行选择。在电子档案归档方面，能够将全球范围内的差旅数据进行统一管理和归档，确保数据的完整性和准确性。 -
线下消费管控：全面覆盖确保电子档案归档
企业对线下差旅费用管控存在盲区，合思易商卡实现线下消费全场景覆盖，同步自动获取凭证入账归档。这使得企业的线下差旅数据能够及时、准确地纳入电子档案归档系统，避免了数据的遗漏和错误。 -
数电票时代：全链路管理升级电子档案归档
电子发票、纸质发票与数电票并存，企业在会计凭证管理上面临挑战。合思帮助企业建设或迭代电子会计档案管理系统，实现全链路管理。在电子档案归档方面，能够对不同类型的发票进行统一归档和管理，确保企业的财务数据完整、准确。
客户成功案例：电子档案归档成效显著
某企业员工小张曾通过“钻空子”的方式变相提升出差体验，增加消费支出。企业应用合思系统后，通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工违规情况，损失金额超 60000 元。企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。在电子档案归档方面，系统准确记录了每一笔差旅数据，为企业的调查和管理提供了有力的证据。
某连锁零售企业业务转向三四线小城镇后，与合思商城重新制定差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，该企业三线及以下城市差旅申请单量增长 8%，但酒店预订消费金额同比下降 6%。在电子档案归档方面，企业能够更清晰地了解不同地区的差旅成本情况，为后续的决策提供了准确的数据支持。
2023 年 7 月合思正式发布合力省项目，截至 2024 年 7 月，使用合力省的企业的超标订单占比从 4%下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，企业反馈该项目有效节省了差旅费。在电子档案归档方面，项目所产生的差旅数据能够及时、准确地归档，为企业的成本分析和效益评估提供了可靠的依据。
合思的解决方案，无论是在差旅管理还是电子档案归档方面，都展现出了强大的实力和卓越的价值。它能够有效帮助企业解决差旅管理中的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临差旅管理和电子档案归档方面的困扰，不妨选择合思，现在可以免费试用我们的解决方案，让我们携手共挖出更多净利润，创造更美好的商业未来。
