智能会计管理方案：开启企业财务档案管理新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业财务档案管理正面临着重重挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理不仅成本高昂，大量的存储空间被占据，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析，这无疑给企业决策带来了困扰。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配核对的过程枯燥又繁琐，耗费了大量的时间和精力。业务人员在完成出差、招待等工作后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，降低了工作效率。

从成本角度来看，纸质凭证输出需要消耗大量的耗材，档案室和档案柜的建设也需要投入巨额资金，这是高显性成本的体现。而手工装册归档的重复性工作，以及查询调阅条件的粗糙，导致数据无法得到有效利用，这便是高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案可能会损坏，这给企业带来了高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的实现。

在这样的背景下，合思档案提供的智能会计管理方案应运而生，为企业解决了这些棘手的问题。下面，让我们深入了解一下合思档案的智能会计管理方案。

一站式方案满足多元需求

合思档案的智能会计管理方案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO和高管来说，合思档案的智能会计管理方案可以沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业实现决策的数智化，从而达到降本增效的目的，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案的智能会计管理方案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。

对于外部审计人员来说，合思档案的智能会计管理方案实现了档案外审的在线化和可溯源。他们可以一键查询借阅档案，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

核心功能铸就管理优势

合思档案的智能会计管理方案具备众多核心功能亮点，在档案管理方面展现出独特的优势。

它拥有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。其100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装和归档。同时，该方案符合国家政策要求，能够进行电子会计档案的合规性管理。此外，它还具备灵活承接和持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，并及时应对各种变化。

在智能制档方面，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以实现可视化。

专用格式版式文件方面，该方案能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

多重收益提升企业价值

企业使用合思档案的智能会计管理方案能够获得显著的收益，这充分体现了该方案在企业管理中的重要价值。

首先，该方案能够实现显著的降本增效。企业可以彻底告别传统手工归档方式，不再打印档案，从而节约纸张成本和整理成本。同时，检索效率得到提升，管理合规性也得到了确保，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。

其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

再者，该方案让数据“活起来”。从数据到决策，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了提升。

最后，企业实现了资源重组，效益最大化。该方案满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。

典型场景彰显应用价值

合思档案的智能会计管理方案在多个典型场景中得到了广泛应用，充分展示了其在不同业务环节的应用价值。

在多源采集场景中，基于跨系统数据集成要求，该方案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

在智能制档场景中，规则引擎自动组装核心会计凭证，减少了人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。字段映射让查询更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

在档案应用场景中，多维检索满足了多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

在实物管理场景中，电子和实物档案高度关联，查询电子档案可定位实物档案位置。该方案有静态介质打标和动态介质打标功能，线上虚拟库房可以可视化监控档案室。档案盒管理功能丰富，包括批量建盒、档案盒合并等。到单确认、扫码装盒、扫码上架操作便捷。

成功案例见证方案成效

合思档案的智能会计管理方案已经在众多企业中得到了成功应用，下面为您分享几个典型的客户成功案例。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的智能会计管理方案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据呈现树状结构，管理实现自动化，企业成本降低。例如，某月入库数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好成效，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为企业的可靠伙伴，服务了6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，值得企业信赖。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨选择合思档案的智能会计管理方案，现在即可免费试用，体验其带来的卓越价值。