在我国电子凭证改革的浪潮下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革，如同一场风暴，给企业的财务档案管理带来了新的挑战与机遇。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其推出的在线档案系统——合思档案，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案是如何在实际应用中发挥巨大作用的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。它拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工，400多家全国门店，18家归档主体，2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，如此庞大的企业规模和业务量，也让其在财务档案管理方面面临着重重困难。在归档环节，财务人员需要花费大量的时间去确认单据等的一致性，稍有疏忽就可能出现错误。而且，纸质档案的遗失问题难以避免，一旦丢失，查找和补充的过程繁琐又耗时。
纸质档案的查找效率极低，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦搜寻，这不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响到企业的决策效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本也随之大幅增加。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思档案的创新解决方案
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案为好想你提供的第一个解决方案是打破数据壁垒，实现数据同源。通过在线档案系统，财务人员可以实现便捷利用，一键联查相关数据。这一功能大大提升了工作效率，让财务人员从繁琐的手工查找和核对工作中解脱出来。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅效率低下，而且容易出错。而合思档案的在线档案系统，将所有的财务数据整合在一起，实现了数据的实时共享和同步。财务人员只需要在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的档案信息，并且可以一键联查相关的凭证、报表等数据。
- 自动组装档案提升审计效率
合思档案的第二个解决方案是自动组装档案，提升审计效率。在内外审计过程中，传统的审计方式往往以纸质数据为主，这不仅工作量大，而且容易出现错误。而合思档案的在线档案系统，以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化和智能化。
系统可以自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成审计报告和相关的统计数据。审计人员只需要在系统中查看审计报告和统计数据，就可以快速了解企业的财务状况和档案管理情况。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录，方便审计人员进行追溯和查询。
- 实物高效管理精准定位档案
合思档案的第三个解决方案是实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物的匹配，让查阅者可以通过查询电子档案快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理往往是一个难题。档案的存放位置不明确，查找和借阅过程繁琐，容易出现档案丢失和损坏的情况。而合思档案的在线档案系统，通过建立虚拟档案库房，将实物档案的信息录入系统，并为每份档案生成唯一的二维码。查阅者只需要在系统中查询电子档案，就可以获取实物档案的存放位置和相关信息。同时，系统还可以对档案的借阅和归还过程进行全程记录，方便管理人员进行管理和监督。
显著成果见证系统实力
合思档案的在线档案系统为好想你带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的档案管理工作，现在只需要少量的人员就可以完成。总部接收档案的管理耗时减少了80%，大大提高了档案的处理效率。借阅管理的管理耗时也减少了67%，让档案的借阅和归还更加便捷。
预计每年还可以减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了档案存放空间的节省和档案管理设备的减少。通过使用合思档案的在线档案系统，好想你实现了财务档案管理的降本增效，提升了企业的核心竞争力。
合思档案未来展望与行动号召
合思档案帮助好想你解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效，充分体现了其在财务数智化方面的强大实力。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，数字化转型已经成为企业发展的必然趋势。
随着电子凭证全流程无纸化的推进，合思将持续创新，不断优化在线档案系统的功能和性能。合思将以更加优质的服务和更加先进的技术，为更多企业提供更高效、更安全、更便捷的财务档案管理解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案在线档案系统。它将让您有限的资源发挥更有效的作用，开启财务数智化新征程。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案在线档案系统，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。
