在科技浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型的步伐日益加快，纸质文档数字化的全流程无纸化时代已悄然降临。在这个变革的时代，合思作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军者，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案这一强大的解决方案，为众多企业解决了财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案带来的深刻变革。
红枣巨头的档案困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，于2011年成功在深交所中小板上市，是红枣行业一颗耀眼的明星。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是多达3.6万份。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理成为了一项极具挑战的任务。
在传统的管理模式下，好想你面临着诸多痛点。归档工作犹如一座大山，大量的纸质文档需要人工整理、装订和存储，不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误和遗漏。查找档案更是让人头疼，在堆积如山的文件中寻找一份特定的凭证，往往需要花费大量的时间和精力，效率极其低下。
同时，纸质档案的存储成本也不容小觑。需要专门的档案室、文件柜等存储设备，还要考虑防潮、防火、防虫等安全问题，增加了企业的运营成本。此外，随着监管要求的不断提高，纸质档案的合规性管理也成为了一大难题，稍有不慎就可能面临违规风险。
合思档案的破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的团队和先进的技术，为其量身定制了一套针对性的解决方案，实现了纸质文档数字化的完美转型。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过系统一键联查相关的财务数据和档案信息，无需在多个系统之间来回切换，大大提升了工作效率。
以往，财务人员在进行账务处理时，需要在多个系统中查找相关的凭证、发票等信息，过程繁琐且容易出错。现在，通过合思档案的一键联查功能，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的信息，节省了大量的时间和精力。
这种便捷的操作方式，不仅提高了财务人员的工作效率，还减少了人为错误的发生，提升了财务数据的准确性和可靠性。
- 自动组装档案 助力高效审计
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，耗时费力。合思档案通过对财务数据的自动分类、整理和归档，生成标准化的审计档案，审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，无需再翻阅大量的纸质文件。
同时，系统还提供了审计跟踪和追溯功能，审计人员可以随时查看档案的修改记录和操作日志，确保审计工作的合规性和准确性。
- 实物高效管理 精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。
在档案入库时，为每份实物档案贴上二维码标签，并将相关信息录入系统。查阅者在系统中查询电子档案时，系统会自动显示该档案的实物存放位置，方便快速定位和查找。
这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险，保障了档案的安全和完整性。
显著的变革成果
合思档案的实施，为好想你带来了显著的收益，实现了纸质文档数字化转型的巨大成功。
在人工耗时方面，通过合思档案的自动化处理和便捷操作，减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案整理和查找工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
总部接收档案的管理耗时也大幅减少了80%。以往需要大量的人力和时间来进行档案的接收、整理和归档，现在通过系统的自动化处理，大大提高了工作效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程更加简便快捷，查阅者可以在系统中在线申请借阅，管理员可以及时审批并提供电子档案或告知实物档案的存放位置，提高了借阅管理的效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的存储成本、人力成本等，降低了企业的运营成本，提升了企业的经济效益。
开启财务数智化新征程
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理上实现了质的飞跃，有效解决了业务痛点，提升了管理效率，降低了成本，成功实现了纸质文档数字化的转型。
在未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨抓住这个纸质文档数字化转型的机遇，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，开启财务数智化之旅，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机。
