在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业化解了财务档案管理的重重难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案如何助力企业优化财务工作流程，实现降本增效与数字化转型的目标。
红枣巨头的财务工作流程困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，在红枣行业深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市，已然成为红枣行业的标杆企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店，规模庞大、实力雄厚。
然而，在看似辉煌的背后，好想你在财务工作流程中的档案管理环节却面临着诸多棘手的问题。首先是归档难题，随着业务的不断拓展，各类财务凭证数量激增，传统的手工归档方式不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误，使得档案归档工作变得异常繁琐。其次，查找效率极低，当财务人员需要查阅特定的档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中花费大量时间去寻找，严重影响了工作进度。再者，成本居高不下，纸质档案的存储需要大量的空间和资源，包括文件柜、仓库租赁等费用，同时还需要投入人力进行日常的维护和管理。最后，合规风险凸显，随着监管要求的日益严格，传统的档案管理方式难以满足合规性要求，容易给企业带来潜在的法律风险。这些问题严重制约了好想你财务工作流程的顺畅运行，也对企业的整体发展产生了一定的阻碍。
合思档案的财务工作流程破局之策
面对好想你在财务工作流程中遇到的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒实现财务工作流程高效联查
合思档案打破了传统财务系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员在进行财务工作流程操作时，只需一键即可联查相关的财务数据和档案信息。这一功能极大地提升了财务工作流程的效率，使得财务人员无需在多个系统之间来回切换，节省了大量的时间和精力。例如，在进行账务处理时，财务人员可以快速查询到与之相关的原始凭证、合同等档案信息，确保账务处理的准确性和及时性。同时，这也有助于加强财务部门与其他部门之间的沟通和协作，提高企业整体的运营效率。 -
自动组装审计加速财务工作流程合规进程
合思档案采用先进的技术手段，实现了档案数据的自动组装。在财务工作流程中，以档案数据作为审计标准，能够快速、准确地进行审计工作。传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案资料，不仅工作量大，而且容易出现疏漏。而合思档案的自动组装功能，能够将相关的档案数据按照审计要求进行自动整理和分类，审计人员只需根据系统提示进行审核即可。这大大提升了审计效率，缩短了审计周期，同时也提高了审计的准确性和合规性。通过加强对财务工作流程的审计监督，有助于企业及时发现和纠正潜在的问题，防范财务风险。 -
实物高效管理优化财务工作流程查阅体验
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在财务工作流程中，当查阅者需要查阅实物档案时，只需通过扫描二维码即可快速定位实物档案的位置。这一功能方便了查阅者对实物档案的查找和使用，避免了因实物档案存放混乱而导致的查找困难问题。同时，虚拟档案库房的建立也节省了大量的存储空间，降低了档案管理的成本。通过优化实物档案的管理流程，进一步提升了财务工作流程的整体效率和服务质量。
好想你财务工作流程的蜕变成果
通过引入合思档案的解决方案，好想你在财务工作流程中取得了显著的成果。
在人力成本方面，合思档案的应用使得财务工作流程中的人工耗时大幅减少。经过统计，整体人工耗时减少了90%。这主要得益于档案数据的自动处理和联查功能，使得财务人员无需再进行大量的手工操作和数据查找工作，从而将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
在总部管理方面，合思档案优化了财务工作流程，使得总部接收档案的管理耗时减少了80%。通过实现数据的实时共享和自动传输，总部能够及时获取各分支机构的财务档案信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，系统的自动化审批功能也提高了总部对财务工作流程的管理效率，确保了各项财务工作的及时处理和决策。
在借阅管理方面，合思档案的应用使得借阅管理的耗时减少了67%。通过电子档案的在线借阅和二维码定位功能，借阅者可以快速借阅和归还档案，大大缩短了借阅流程。同时，系统对借阅记录的自动管理也方便了管理人员对档案借阅情况的统计和分析，提高了借阅管理的规范性和效率。
从成本节约的角度来看，合思档案的应用预计每年可为好想你减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的节约，还包括档案存储、管理等方面的成本降低。通过优化财务工作流程，提高了企业的资源利用效率，为企业创造了更大的经济效益。
合思档案凭借其全面的功能和出色的解决方案，成功帮助好想你等众多企业解决了财务工作流程中的档案管理难题，实现了降本增效和合规经营的目标。在未来的发展中，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品服务，为更多企业提供优质、高效的财务解决方案。
如果您的企业也在财务工作流程中面临类似的档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可免费试用，开启财务工作流程数智化转型之旅。
