在当今数字化浪潮席卷的时代，企事业单位对于财务数智化的需求愈发迫切。合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于为客户解决财务数字化难题。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，深入探讨合思如何助力企业实现财务数字化转型，尤其是在跨部门费用审批方面的卓越表现。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司创立于1995年，它是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。这家公司的业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品凭借卓越的品质和性能，广泛应用于国家重点建设项目。在2022年，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的发展潜力和创新实力。
动力源的业务涉及多个部门和领域，跨部门费用审批的需求也随之而来。不同部门的费用支出有着不同的标准和流程，如何高效、合规地进行跨部门费用审批，成为了动力源在财务数字化转型中需要解决的重要问题。
业务背景：转型之路的困境
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。为了实现这一目标，公司自建了多个系统。然而，随着业务的不断发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。整体流程变得复杂，各个系统之间形成了壁垒，信息流通不畅。
到了2021年，动力源与合思合作时，面临着一系列亟待解决的难题。首先，多系统操作体验差，员工在进行跨部门费用审批时，需要在多个系统之间切换，浪费了大量的时间和精力。其次，手工录入合规难，由于数据需要人工手动录入，容易出现错误和遗漏，给合规管理带来了很大的挑战。再者，系统割裂、数据分散、信息滞后，导致跨部门费用审批缺乏实时准确的数据支持，影响了决策的及时性和准确性。另外，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，组织架构也十分复杂，各主体流程繁复，进一步增加了跨部门费用审批的难度。
解决方案：合思的一站式财务数字化方案
合思为动力源提供了一套全面的财务数字化解决方案，包括合思费控、合思商城、合思BI和开放平台。
系统集成：打破数据壁垒
合思将动力源的HR系统、BPM系统的数据与合思费控进行了同步。通过系统集成，打破了各个系统之间的壁垒，实现了数据的流通和共享。在跨部门费用审批过程中，相关人员可以实时获取所需的员工信息、业务流程信息等，提高了审批的效率和准确性。
无需报销：简化流程提升体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费时免垫资、免开票。消费过程受到申请单和差标管控，财务可以进行统一对账。这一模式大大简化了跨部门费用审批的流程，员工无需再为繁琐的报销手续烦恼，财务人员也可以更加高效地进行费用管理。例如，员工在进行跨部门项目的费用支出时，只需在系统中提交申请，经过审批后即可进行消费，消费记录自动同步到系统中，财务人员可以根据系统数据进行统一结算，无需员工手动提交报销单据。
系统连接能力：对接第三方系统
合思利用自身的系统连接能力，通过Open API与自定义流程引擎技术对接第三方系统。在跨部门费用审批中，这一能力可以让动力源根据自身业务需求，灵活地与其他相关系统进行对接，实现更高效的业务协同。例如，与供应商系统对接，获取更准确的费用信息，为跨部门费用审批提供更有力的支持。
实施过程：逐步推进全面落地
虽然没有明确的实施步骤信息，但我们可以推测合思的实施过程是有条不紊的。首先进行了系统对接和数据同步，确保各个系统之间的数据能够准确、及时地流通。然后对员工进行了使用培训，让员工熟悉新系统的操作流程和功能。在培训过程中，重点针对跨部门费用审批的流程和注意事项进行了讲解，提高了员工的操作技能和合规意识。最后，逐步推广无需报销等功能，让员工和财务人员逐渐适应新的费用管理模式。
取得的成果与效益：显著提升财务效能
合思的财务数字化解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，尤其是在跨部门费用审批方面。
效率提升：缩短报销周期
员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。在跨部门费用审批过程中，由于系统的自动化和数据的实时共享，审批流程更加顺畅，大大缩短了审批时间。员工可以更快地获得费用报销，提高了工作积极性。
成本节约：减少会计工作量
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。通过合思的系统，许多原本需要人工处理的费用审批和核算工作都实现了自动化，财务人员可以将更多的精力放在财务分析和决策支持上。在跨部门费用审批中，财务人员可以更加高效地审核费用支出，减少了人工错误和重复劳动。
流程简化：聚合消费同屏比价
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。在跨部门费用审批过程中，员工可以在系统中直接进行消费选择，系统会根据申请单信息自动推荐合适的消费选项，并提供同屏比价功能，让员工能够选择最经济实惠的消费方式。这不仅简化了报销流程，还降低了费用支出。
合规管控：费控更合规结算更统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思的系统可以根据预设的规则和标准，对跨部门费用审批进行自动审核，确保费用支出符合公司的规定和政策。同时，系统还可以实现费用的统一结算，避免了因结算不统一而导致的财务风险。
全程管控：实时了解企业经营数据
管理实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，企业可以实时了解经营数据。在跨部门费用审批过程中，通过对预算的设置和监控，确保费用支出在预算范围内。在事中，系统可以实时监控费用的使用情况，及时发现异常并进行预警。事后，通过对费用数据的分析，企业可以总结经验教训，优化跨部门费用审批流程和预算管理。
客户评价与反馈：高度认可持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的业务需求，合思总能第一时间解决问题。在跨部门费用审批等方面，合思的解决方案为动力源提供了强大的支持。未来，动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，与合思深度合作，利用合思敏捷、丰富的无需报销应用场景，配合企业的全球化业务发展。
在当前经济环境下，越来越多的企业面临着财务数字化转型的挑战。合思的财务数字化解决方案，尤其是在跨部门费用审批方面的成功实践，为企业提供了一个可借鉴的范例。如果您也想提升企业的财务效能，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受其在跨部门费用审批等方面的卓越功能和优势，开启企业财务数字化转型的新篇章。
