在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。在其蓬勃发展的过程中，财务档案管理难题一度成为制约其高效运营的瓶颈。而合思会计档案管理系统的出现，为金牌橱柜带来了全新的解决方案，助力其成功解决了财务档案管理的诸多难题。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
- 业务背景与现状
金牌橱柜作为行业内的佼佼者，业务规模不断扩大，财务档案的数量也与日俱增。在传统的管理模式下，会计档案的整理、保管、存储和利用都面临着重重困难。
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，数据之间缺乏有效的关联和整合。这使得档案数据难以得到充分利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，耗费了大量的时间和精力。
保管环节同样存在问题。财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这一过程涉及多个部门和环节，增加了档案管理的复杂性和风险。
存储方面，公司采用独立档案室管理，存放纸质档案。然而，随着档案数量的不断增加，档案室的空间压力越来越大，管理成本也日益攀升。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅耗时费力，而且容易出现遗漏和错误。
合思会计档案管理系统：量身定制的解决方案
- 统一存储：打破数据孤岛
合思会计档案管理系统为金牌橱柜提供了统一的存储平台，打破了数据孤岛。该系统将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，所有的档案数据都可以在一个平台上进行集中管理，方便了工作人员的查询和使用。 - 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
该系统搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过这种方式，工作人员可以从业务层面快速定位到相关的财务档案，也可以从财务档案追溯到具体的业务交易，实现了业财一体的双向穿透。这不仅提高了工作效率，还增强了财务数据的准确性和可靠性。 - 数据共享：一站式查阅
合思会计档案管理系统以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以通过简单的操作，快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这大大节省了工作人员的时间和精力，提高了工作效率。 - 银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，是合思会计档案管理系统的一大亮点。该系统实现了银行回单的全面无纸化管理，不仅减少了纸质档案的存储和管理成本，还提高了数据的安全性和可靠性。同时，自动采集和处理银行回单的功能，也大大提高了工作效率，助力企业降本增效。
方案实施：步步为营，稳健推进
合思凭借自身会计档案管理系统的功能优势，为金牌橱柜定制了一套专属的解决方案，并逐步推进实施。在实施过程中，合思团队通过连接各类系统，实现了档案数据的采集、关联和管理。他们与金牌橱柜的财务、IT等部门密切合作，确保系统的顺利上线和稳定运行。在数据采集阶段，合思团队对金牌橱柜各个系统中的档案数据进行了全面梳理和整合，确保数据的准确性和完整性。在关联管理方面，他们通过建立数据之间的逻辑关系，实现了档案数据的高效利用。整个实施过程有条不紊，为金牌橱柜的财务档案管理数字化转型奠定了坚实的基础。
显著成效：效率提升，成本降低
- 时间成本大幅降低
通过使用合思会计档案管理系统，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和人力进行的档案匹配工作，现在可以通过系统自动完成，大大提高了工作效率。同时，档案查询耗时也减少了80%。工作人员可以通过系统快速准确地找到所需的档案信息，无需再像以前那样人工逐一翻查。 - 经济成本有效控制
该系统的应用还为金牌橱柜带来了显著的经济效益。预估节省总体成本30万+/年，这主要得益于系统的无纸化管理和高效运营。减少了纸质档案的存储和管理成本，以及人工操作带来的错误和重复劳动成本。 - 合规性全面保障
在档案合规性方面，合思会计档案管理系统发挥了重要作用。通过系统的规范化管理和严格的权限控制，金牌橱柜的档案合规性达到了100%。这不仅保障了企业的财务安全，也为企业的合规运营提供了有力支持。
客户评价：高度认可，赞誉有加
金牌橱柜对合思会计档案管理系统给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了金牌橱柜长期以来在财务档案管理方面的难题，实现了档案管理的数字化转型。该系统提升了工作效率，降低了成本，保障了档案合规性，为企业的发展提供了有力支持。金牌橱柜相关负责人表示，合思会计档案管理系统的应用，让他们感受到了数字化管理的魅力和优势。在未来的发展中，他们将继续与合思合作，共同推动企业的数字化转型和发展。
行动号召：选择合思，开启财务数智化之旅
合思作为领先的财务数智化服务提供商，拥有丰富的经验和成功案例。合思会计档案管理系统已经帮助众多企业解决了财务档案管理难题，实现了数字化转型。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思会计档案管理系统。合思将为您提供全方位的财务数智化服务，让您的财务档案管理更加高效、便捷、安全。现在，您可以免费试用合思会计档案管理系统，亲身感受其强大的功能和卓越的性能。让我们携手合思，开启财务数智化的新征程，让有限更有效。
