在科技飞速发展的今天，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，无纸化办公的全新时代已然来临。在这一浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，顺势推出了合思档案，旨在助力企业轻松实现财务数字化转型。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案的强大功效。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多棘手问题。
传统的财务档案管理方式使得文件归档工作犹如一场艰难的攻坚战。大量的纸质档案需要人工逐一整理、分类、装订，不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现错误和遗漏。在查找特定档案时，更是如同大海捞针，工作人员需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，效率极其低下。
同时，纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，租赁档案库房、购买存储设备等都增加了企业的运营成本。而且，纸质档案容易受到损坏、丢失、发霉等因素的影响，存在一定的安全隐患。更为重要的是，在当前日益严格的监管环境下，传统的档案管理方式很难满足合规要求，企业面临着巨大的合规风险。
合思档案的三大破局之策
- 数据同源打破壁垒
合思档案为好想你提供的第一个解决方案，是打破数据之间的壁垒，实现数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同系统之间的数据相互独立，形成了一个个“数据孤岛”，财务人员在查询和使用数据时需要在多个系统之间来回切换，操作繁琐且容易出错。
合思档案通过先进的技术手段，将各个业务系统的数据进行整合，实现了数据的统一存储和管理。财务人员只需在一个平台上，即可便捷地利用数据，实现一键联查。无论是财务凭证、报表，还是相关的业务单据，都能快速准确地获取，大大提升了工作效率。
- 自动组装审计提速
内外审计是企业财务工作中的重要环节，传统的审计方式往往需要耗费大量的人力和时间。合思档案针对这一痛点，推出了自动组装功能。在审计过程中，系统以档案数据为标准，纸质数据作为辅助参考。
系统能够自动将相关的财务数据和业务信息进行整合和关联，形成完整的审计线索。审计人员可以通过电子档案快速定位和查阅所需信息，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对。这不仅提高了审计效率，还降低了审计风险，确保了审计工作的准确性和规范性。
- 实物管理高效匹配
除了电子档案的管理，实物档案的管理也是企业面临的一大难题。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的高效匹配。
每一份实物档案都被赋予了唯一的二维码，当工作人员将实物档案存入虚拟档案库房时，系统会自动记录其位置信息。查阅者在查询电子档案时，只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的存放位置。这一创新的管理方式，大大提高了实物档案的查阅和管理效率，减少了因实物档案查找困难而带来的时间浪费和管理成本。
合思档案带来的显著成效
通过引入合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了令人瞩目的成果。在人工耗时方面，减少了高达90%。原本繁琐的文件归档和数据查询工作，现在变得轻松快捷，财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部在接收和管理档案方面，减少了80%的管理耗时。以往需要大量人力和时间进行的档案接收、整理和存储工作，现在通过合思档案系统实现了自动化和智能化，大大提高了工作效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程更加简便快捷，借阅者可以通过电子平台快速提交借阅申请，管理人员也能及时审批和处理，提高了档案的利用率。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了存储设备、租赁场地等硬件成本的降低，还包括了人工成本和时间成本的节约。无纸化办公的实现，让企业在财务档案管理方面实现了真正的降本增效。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，成功帮助好想你解决了财务档案管理难题，实现了财务数字化转型。在无纸化办公的浪潮下，合思档案为企业提供了一个高效、便捷、安全的财务档案管理解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨抓住机遇，迎接无纸化办公的新时代。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案的更多信息，还能免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
