在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型的步伐正不断加快，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案管理平台，旨在助力企业攻克电子凭证接收、报销、入账、归档等方面的难题。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案的卓越解决方案及其显著成效，共同探寻企业档案管理最佳实践。
红枣巨头的档案管理困境
企业档案管理最佳实践在不同企业中有着不同的体现，对于好想你健康食品股份有限公司而言，其在档案管理方面正面临着诸多挑战。好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，发展态势迅猛，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业业务规模庞大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。
然而，在财务档案管理领域，好想你却遭遇了一系列痛点。在归档环节，财务人员需要花费大量时间去确认单据等的一致性，工作效率极为低下。而且，档案遗失的情况难以避免，一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案查找慢也是一个突出问题。在需要查阅档案时，无法实现实时调阅和精准查找，往往需要耗费大量的人力和时间成本。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高的要求，不仅需要专门的存储空间，还需要安排专人进行管理，成本高昂。同时，纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求，在数据安全和合规性方面存在较大隐患。企业档案管理最佳实践在此时显得尤为重要，好想你急需一种高效、安全的档案管理解决方案。
合思档案的精准破局之策
打破数据壁垒 实现便捷联查
企业档案管理最佳实践的关键在于找到适合企业自身需求的解决方案。合思针对好想你面临的问题，提供了具有针对性的解决方案。首先是打破壁垒，实现数据同源。在传统的档案管理模式下，数据分散在各个系统中，财务人员在查阅档案时需要在不同的系统之间切换，操作繁琐。而合思档案管理平台通过整合数据，实现了数据的同源管理，为财务人员提供了便捷的利用方式。
财务人员只需一键操作，即可实现档案的联查，大大提升了工作效率。这种便捷的联查功能，使得财务人员能够快速获取所需的档案信息，减少了查找档案的时间成本，让财务工作更加高效、顺畅。企业档案管理最佳实践在合思档案的这一举措中得到了充分体现，通过技术手段解决了数据分散和查找困难的问题。
自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台还具备自动组装功能，为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以往往往以纸质数据为主，审计人员需要花费大量时间对纸质档案进行整理和核对，效率低下。而合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效化。
平台能够自动对档案进行组装，按照审计要求生成规范的审计文件，审计人员可以直接在平台上进行审计操作，大大提升了审计效率。这种以数据为核心的审计方式，不仅提高了审计的准确性和可靠性，还减少了审计过程中的人为错误，为企业的合规经营提供了有力保障。企业档案管理最佳实践在合思档案的自动组装和审计便捷功能中得到了进一步彰显。
实物高效管理 精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案管理平台也有独特的解决方案。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，当查阅者需要查询实物档案时，只需在平台上查询电子档案信息，即可精准定位实物档案的位置。
这种实物高效管理方式，不仅提高了实物档案的查找效率，还减少了实物档案遗失的风险。同时，虚拟档案库房的建立，使得档案的存储更加规范和有序，提高了档案管理的整体水平。企业档案管理最佳实践在合思档案的实物高效管理中得到了完美诠释，通过技术创新解决了实物档案管理中的难题。
显著成效见证合思实力
大幅降低人工耗时
通过合思档案的解决方案，好想你取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%的人工耗时。以往在档案管理过程中，需要大量的人工进行档案的整理、核对和查找工作，而合思档案管理平台的应用，使得这些工作实现了自动化和智能化，大大减少了人工干预。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。在以往的档案接收过程中，需要人工进行纸质档案的签收、登记和整理，工作繁琐且效率低下。而合思档案管理平台实现了档案的电子化接收，总部可以实时获取档案信息，大大提高了接收效率。借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅档案时，不再需要人工填写借阅申请表、审批等繁琐流程，通过平台即可在线完成借阅申请和审批，提高了借阅效率。企业档案管理最佳实践在这些数据中得到了有力的证明。
实现成本有效控制
除了降低人工耗时外，合思档案管理平台还帮助好想你实现了成本的有效控制。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于平台对空间和人力成本的节约。不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，也减少了专人管理纸质档案的人力成本。同时，通过提高工作效率，减少了因档案管理不善而带来的潜在损失。企业档案管理最佳实践在成本控制方面发挥了重要作用，为好想你带来了实实在在的经济效益。
携手合思开启档案管理新征程
合思档案管理平台帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在这个过程中，企业档案管理最佳实践得到了充分的体现。合思档案管理平台以其高效、安全、便捷的特点，为企业提供了一种全新的档案管理模式。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受企业档案管理最佳实践带来的卓越体验，让您的企业档案管理更加高效、安全、合规。
