在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着企业财务档案管理进入了一个全新的“数字化凭证时代”。在这个时代，传统的档案管理方式已难以适应新的要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来化解重重难题。
纸电混合的时代背景下，企业各个角色在档案管理方面都面临着不同的困扰。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和繁琐流程而忧心忡忡。纸质档案不仅存储占地，而且数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配和核对，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节也备受折磨，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。
此外，企业在档案管理上还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作不仅浪费人力，而且查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了潜在的合规风险。
尽管企业在推行数字化过程中，通过 OA 系统、资金系统等建设解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，纸质文件的存储问题仍然存在，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的实现。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全方位的票据管理解决方案。
多元角色赋能：合思档案的定制化良方
合思档案以其强大的功能和灵活的解决方案，满足了不同角色在档案管理方面的需求。
对于 CEO 和高管来说，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策实现数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。在降本增效方面，合思档案更是表现出色，借助数字化手段，它能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营。
归档员和财务人员则从合思档案中感受到了工作的轻松与高效。合思档案帮助他们告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源，让数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。这样一来，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员来说，合思档案提供了极大的便利。审计人员无需再进入档案室，即可实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅、权限一键下放/回收等功能，让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料也变得更加轻松。
合思档案不仅满足了不同角色的需求，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够适应企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业提供了一站式的票据管理解决方案。
核心功能揭秘：合思档案的卓越优势
合思档案的核心功能是其在市场上脱颖而出的关键所在，相较于传统档案管理方式，它具有诸多显著优势。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档功能则体现了合思档案的高效与智能。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少 90%的人工匹配工作量，同时还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化，让档案管理工作更加高效、精准。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案数据的质量更加放心。
在档案管理功能方面，合思档案同样表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保档案数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，满足企业多样化的档案管理需求。
实战案例见证：合思档案的卓越成效
合思档案在不同类型企业中的应用案例，充分展示了其在解决企业档案管理难题方面的卓越能力。
对于年单据量高达 2.6 亿的企业来说，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过多系统采集数据，合思档案实现了业务、财务数据的应收尽收，自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，也从合思档案中受益匪浅。该企业原本面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，释放了 1/3 的存储空间，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。
多系统数据互联的企业，在合思档案的帮助下，解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，合思档案实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等数据。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，也借助合思档案解决了低效的档案管理现状，以及在采集、存储、整理、利用等环节存在的问题。通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现这一目标。众多成功的客户案例，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，足以证明其可靠性和有效性。
合思提供多地区的服务地点，您可以拨打 400 – 105 – 6505 咨询，也可以访问网站 www.hosecloud.com，还能通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案带来的高效票据管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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