在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务管理的效率、成本和合规性的要求与日俱增。有这样一家知名头部数字阅读品牌，通过引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，成功实现了财务全流程数字化闭环，在发票费用控制方面取得了增效、降本、合规、先进等多方面的显著成效。这一成功案例，无疑为众多在财务管理上寻求突破的企业提供了宝贵的借鉴。
客户困境：发票费用控制难题待解
该知名头部数字阅读品牌在发展过程中，面临着诸多财务管理方面的挑战。
首先，企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在发票费用控制上，缺乏统一的数据支撑，使得企业难以精准掌握各项费用的支出情况，就像在迷雾中摸索前行，无法看清真实的财务状况。
其次，每个财务月均要处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。大量的时间和精力被耗费在这些繁琐的事务上，无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作，发票费用控制的精细化管理也就无从谈起。
再者，全业务数据均需打印成本，以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，效率低下，根本无法适应企业快速扩张的需求。在发票费用控制方面，这种落后的档案管理方式也增加了数据准确性和完整性的风险。
合思良方：定制化发票费用控制方案
为了解决该客户面临的一系列问题，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
一方面，合思助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。在发票费用控制上，通过业财融合，使得业务数据与财务数据能够实时对接，保证了费用数据的准确性和及时性，为企业的财务管理提供了坚实的基础。
另一方面，该解决方案有效提升了财务及时性。结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5。这一显著的提升，让企业能够更快地掌握财务状况，及时调整经营策略，在发票费用控制上更加得心应手。
在系统服务商的选型上，合思构建了精细的选型模型，综合考虑现有系统兼容性、客户案例、甲方所属行业、服务响应时间等多方面因素。最终，凭借其专业的服务和先进的技术，赢得了客户的信任与合作。
合思解决方案还具有灵活覆盖因公消费全场景的优势。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了企业管理以人为本。这不仅提高了员工的工作体验，也使得发票费用控制更加透明和高效。
显著成效：发票费用控制全面提升
合思解决方案的实施，为该客户带来了多方面的显著成效。
– 增效：高效管理提升运营速度
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。通过数字化的管理方式，付款信息一目了然，大大提高了工作效率。同时，档案整理效率也得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，进一步提升了实物档案查找效率。在发票费用控制方面，高效的档案管理使得费用数据的查询和分析更加便捷，为企业的决策提供了有力支持。
– 降本：精打细算节约企业开支
降本方面的成效同样显著。减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对费用的精准控制，企业能够合理安排差旅支出，避免不必要的浪费。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。大量的机械性工作被数字化系统所取代，节省了人力资源。此外，还减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了空间成本。在发票费用控制上，这些成本的降低直接提升了企业的经济效益。
– 合规：严格把控确保财务安全
合规性是企业财务管理的重要方面。合思解决方案通过发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在发票费用控制上，严格的合规管理确保了企业的财务安全，避免了潜在的法律风险。
– 先进：创新模式引领行业潮流
在先进性方面，合思解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在发票费用控制上，这种先进的模式为企业带来了全新的管理体验，引领了行业的发展潮流。
客户认可：实力赢得信任与好评
引入合思产品后，该客户在发票费用控制方面取得了实实在在的成效。降低了差旅成本和档案管理成本，企业对合思的专业度和解决方案的效果表示高度认可。这充分证明了合思解决方案在解决企业财务管理问题上的有效性和可靠性。客户的认可也为合思在市场上树立了良好的口碑，吸引了更多企业的关注。
未来展望：深化合作释放数据价值
展望未来，建议该客户进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。通过对费用数据的深入分析和挖掘，企业能够更好地了解自身的经营状况，制定更加科学合理的发展战略。在发票费用控制方面，全链路管理将实现从消费前端到财务后端的全程监控和优化，为企业带来更多的效益和发展机遇。合思也将继续与客户携手合作，不断创新和完善解决方案，共同推动企业的持续发展。
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