在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子会计档案管理作为企业财务数智化转型的关键环节，正日益受到企业的重视。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其旗下的合思档案，为众多企业解决了财务档案管理的难题。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探讨合思的电子文档存储系统如何助力企业实现降本增效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。该企业规模庞大，拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，年凭证数达3.6万 + 。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。在传统的档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张凭证都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦档案丢失，不仅会影响企业的财务核算和审计工作，还可能带来潜在的法律风险。
其次是查找不便。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻找，耗费大量的时间和人力。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理需要占用大量的存储空间，同时还需要配备专门的管理人员进行维护和管理。这不仅增加了企业的办公成本，还降低了企业的空间利用率。
最后是合规风险。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着企业的发展和法规的不断完善，对财务档案的合规性要求越来越高。如果企业不能妥善管理财务档案，可能会面临税务审计、监管处罚等风险。
合思电子文档存储系统的破局之策
针对好想你面临的业务痛点，合思提供了一套全面的电子文档存储系统解决方案。
- 数据同源 一键联查打破信息壁垒
合思的电子文档存储系统打破了传统档案管理中的信息壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，系统将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现了数据的实时同步和共享。财务人员只需轻轻一点，就可以实现一键联查，快速获取所需的信息。这不仅有效提升了工作效率，还减少了人工核对的误差，提高了数据的准确性和可靠性。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，往往需要花费大量的时间和精力。而合思的电子文档存储系统通过数据同源和一键联查功能，将这些繁琐的工作变得简单快捷。财务人员可以在一个平台上轻松完成所有的查询和操作，大大提高了工作效率。
- 自动组装 审计便捷提升工作效能
合思的电子文档存储系统还具备自动组装和审计便捷的功能。在内外审计过程中，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化和智能化。系统可以自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告，为审计人员提供有力的支持。
传统的审计工作需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。而合思的电子文档存储系统通过自动组装和审计便捷功能，将审计工作的效率提升了数倍。审计人员可以通过系统快速定位和查阅所需的档案数据，大大缩短了审计周期，提高了审计质量。
- 实物高效管理 精准定位提升服务体验
除了数字化的档案管理功能，合思的电子文档存储系统还提供了实物高效管理的解决方案。通过虚拟档案库房和二维码技术，系统实现了电子与实物的匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的精准管理。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理往往比较混乱，查找和借阅困难。而合思的电子文档存储系统通过虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案的管理变得更加规范和高效。查阅者可以在系统中提前预约借阅，管理人员可以根据预约信息快速准备好所需的档案，大大提高了服务体验。
合思方案带来的显著收益
合思的电子文档存储系统为好想你带来了显著的收益。
在时间成本方面，系统减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和企业的竞争力。
在经济成本方面，通过使用合思的电子文档存储系统，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于系统减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了工作效率带来的间接收益。
通过合思的电子文档存储系统，好想你实现了财务档案管理的数字化转型，提升了工作效率和合规性。企业的财务数据更加安全可靠，审计工作更加便捷高效，实物档案管理更加规范有序。
携手合思 开启财务数智化新征程
合思的电子文档存储系统凭借其先进的技术和全面的解决方案，帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨联系合思。合思提供免费试用服务，让您可以亲身体验电子文档存储系统的强大功能和优势。联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com。让合思帮助您的企业挖出更多净利润，让有限更有效。
