在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这个充满机遇与挑战的时代，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思智能档案系统，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思智能档案系统是如何帮助企业实现降本增效的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着企业规模的不断扩大，在财务档案管理方面却遇到了诸多棘手的问题。
归档难题犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。在进行财务归档时，他们需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都不能有丝毫差错。即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
查找慢更是让工作效率大打折扣。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。财务人员需要在堆积如山的档案中翻找所需的资料，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得工作变得异常繁琐。
成本高也是企业面临的一大困扰。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不投入大量的资金来租赁仓库。同时，还需要配备专门的管理人员来进行档案的整理、保管和维护，人力成本也居高不下。
更为关键的是，纸质档案管理办法存在合规性问题。无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，好想你急需一套高效、智能的档案管理解决方案。
合思智能档案系统的破局之道
针对好想你面临的业务痛点，合思智能档案系统提供了一系列精准的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思智能档案系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员无需再为数据的一致性问题而烦恼，只需要一键联查，就可以轻松获取所需的信息。这种便捷的操作方式，有效提升了工作效率，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更重要的事务。
通过智能档案系统，财务人员可以快速定位到相关的单据、发票和凭证，查看详细的信息。同时，系统还支持多维度的查询和分析，让财务人员能够更加全面地了解企业的财务状况。无论是内部审计还是外部审计，都可以更加高效地进行，大大节省了时间和成本。
- 自动组装档案提升审计效率
合思智能档案系统实现了档案的自动组装，为审计工作提供了极大的便利。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中查阅相关的档案信息，无需再翻阅大量的纸质档案。这样不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生。
系统会自动对档案进行分类、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。同时，还可以根据审计需求生成各种报表和分析报告，为审计工作提供有力的支持。在审计过程中，审计人员可以实时查看档案的状态和流向，确保审计工作的透明和公正。
- 实物高效管理精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思智能档案系统实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。这大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间和成本。
虚拟档案库房可以对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。同时，二维码技术的应用，让档案的管理更加智能化和便捷化。每一个档案都有唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以获取档案的详细信息和存放位置。
智能档案系统带来的显著成效
通过合思智能档案系统的实施，好想你取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间去进行档案的归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，使得档案的流转更加顺畅。借阅管理的管理耗时减少了67%，让借阅者能够更加快速地获取所需的档案。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了仓库租赁费用、人力成本以及档案管理的其他费用。同时，智能档案系统还提高了档案的安全性和完整性，减少了因档案丢失和损坏而带来的潜在损失。
携手合思开启财务数智化转型之旅
合思智能档案系统帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在未来的发展中，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思智能档案系统。它将为您提供一站式的解决方案，让您的财务档案管理更加高效、智能、安全。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思智能档案系统，亲身感受它的魅力。让我们携手合思，共同开启财务数智化转型的新篇章！
