在当今数字化浪潮中，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措犹如催化剂，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题，这最后一公里的阻碍即将被全面攻克，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，也就是我们所说的电子发票管理系统。它就像一把精准的钥匙，为企业打开了电子凭证数字化转型的便捷之门，下面让我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，来深入了解电子发票管理系统的魅力。
传统管理困境：好想你档案管理的“荆棘之路”
好想你健康食品股份有限公司，一家在红枣行业熠熠生辉的企业。它成立于1992年，经过多年的拼搏与发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，在企业发展的背后，传统的档案管理模式却如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展步伐。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工反复核对，每一个数字都需要精确匹配，稍有不慎就可能出现差错。而且，在这繁琐的过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险和损失。
纸质档案的查找更是让工作人员头疼不已。由于纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，有时甚至需要翻遍整个档案室。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的运营效率造成了极大的影响。当企业需要紧急查阅某份档案时，可能因为查找困难而耽误了重要的决策和业务处理。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，增加了企业的人力成本。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本、提高效率成为了企业发展的关键。而传统的档案管理模式显然无法满足企业的这一需求。
合思方案破局：开启档案管理的“智慧之门”
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的困境，合思凭借先进的电子发票管理系统——合思档案，为其量身定制了一套解决方案，犹如一场及时雨，滋润了企业档案管理的干涸大地。
打破壁垒，数据同源是合思档案的一大亮点。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和纸质档案中来回切换，查找相关的数据和信息，工作效率低下。而合思档案实现了数据的同源管理，所有的单据、发票、回单和凭证等数据都集中存储在一个系统中。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查，轻松获取所需的信息。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人工操作带来的错误和风险。
自动组装，审计便捷也是合思档案的重要优势。在内外审计过程中，传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力来核对纸质档案和数据。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的自动化和便捷化。系统可以自动对档案数据进行整理和分析，生成审计所需的报表和报告。审计人员只需对系统生成的结果进行审核和确认，就可以完成审计工作。这不仅提高了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。
实物高效管理是合思档案的又一创新之处。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速定位纸质档案的位置。同时，查阅者在查询电子档案时，系统会自动显示纸质档案的存放位置，方便查阅者快速找到所需的纸质档案。这一功能大大提高了档案的查阅效率，减少了人工查找的时间和成本。
显著成果彰显：合思档案的“卓越成效”
在引入合思的电子发票管理系统——合思档案后，好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面取得了显著的成果。具体的数据就是最好的证明。
在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员需要花费大量的时间进行档案的整理、核对和归档工作。而现在，合思档案的自动化功能大大减轻了财务人员的工作负担，他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的档案信息，无需再像以前那样等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了信息的及时性和准确性，还减少了总部的管理成本。
借阅管理耗时减少了67%。通过虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速查询和借阅所需的档案，无需再像以前那样在档案室中苦苦寻找。这大大提高了档案的借阅效率，方便了企业员工的工作。
预计每年还将减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、降低管理成本和提高工作效率，合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了实实在在的经济效益。
未来展望与号召：携手合思拥抱财务数智化未来
合思档案作为一款先进的电子发票管理系统，为企业带来了诸多价值。它实现了自动化归档，告别了重复性的工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来，随着数字化技术的不断发展和应用，电子凭证的数字化转型将更加深入。合思档案作为电子凭证数字化转型的有力工具，将助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们通过合思的电子发票管理系统实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现档案管理的高效化和智能化，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的电子发票管理系统，亲身感受它的魅力和价值，一起拥抱财务数智化的未来！
