发票管理专业知识助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮中，随着电子发票试点的广泛推广以及电子凭证会计数据标准的发布，企业财务管理正快步迈向数字化转型的快车道。然而，众多企业在这一进程中却面临着重重困境。电子凭证处理存在逆数字化、伪数字化和非数字化现象，电子凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难且易丢失等问题，形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了会计数字化转型的进程。不少企业的报销流程和财务运作模式明显滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐，大量手工录入发票数据、纸电凭证混合报销等情况依然普遍存在。而且，企业在电子凭证报销、入账和归档的数字化转型中时间紧迫，却又无法一蹴而就，必须提前做好应对准备。

此时，合思凭借其专业的解决方案，为企业在财务数字化转型的迷雾中照亮了前行的道路。接下来，让我们通过几个典型客户案例，深入了解合思是如何运用发票管理专业知识解决企业难题的。

客户画像揭秘

• 数字阅读先锋：知名头部数字阅读品牌
  该品牌在业务经营方面数字化程度颇高，但财务管理的数字化程度却相对滞后。其数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大，导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。

• 教育服务巨擘：世界500强旗下教育服务品牌
  自2017年建立财务共享中心以来，该品牌就不断推进财务数字化转型。然而，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。

• 零食行业传奇：国民经典零食品牌
  畅销30余年的它，拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂。多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel中二次整理，人工记账难以释放财务价值。

• 业务庞然大物：某主营业务建设覆盖面极广的企业
  该企业日均处理3500 + 订单，内部多系统并行，数据不互通。出差频繁的员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务深陷低价值的复核工作，易出错且效率低下。

业务痛点剖析

• 数字阅读品牌：数据乱局下的管理困境
  该品牌每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

• 教育服务品牌：系统割裂下的档案难题
  企业的实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

• 零食品牌：供应链复杂下的成本之痛
  该品牌多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

• 业务庞然大物企业：系统不通下的效率瓶颈
  该企业主营业务的建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思方案解码

• 数字阅读品牌：业财平台建设新引擎
  知名头部数字阅读品牌采用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。该方案确保财务准确性符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

• 教育服务品牌：全生命周期档案管理魔法
  世界500强旗下教育服务品牌使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过自动封装接口40种 + 广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖内部和外部众多档案类型。

• 零食品牌：无需报销的全流程解决方案
  针对国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。包括员工消费方面的差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购及对账单处理；财务核算、记账方面的对账结算中心、线上线下统一开票、自动拆分结算、自动记账等；档案管理方面的L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，以及其他TMC环节的L3级无需报销录入发票等档案。

• 业务庞然大物企业：快简省报销新体验
  对于某企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

方案实施之旅

• 数字阅读品牌：逐步优化财务之路
  知名头部数字阅读品牌借助合思的解决方案，在业财平台建设过程中，逐步实现财务准确性和及时性的提升，优化业务流程和财务管理。

• 教育服务品牌：数据接入与自动归档
  世界500强旗下教育服务品牌将各种档案数据接入合思系统，通过接口传输进行数据处理，系统自动进行组单、检测等操作，实现档案的自动归档和管理。

• 零食品牌：全流程操作实现转型
  国民经典零食品牌员工进行差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购，财务通过对账结算中心进行线上线下统一开票、自动拆分结算或手工记账等操作，档案管理按照合思环节的L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档和其他TMC环节的L3级无需报销录入发票等档案的方式进行。

• 业务庞然大物企业：高效报销流程的构建
  某企业员工在合思系统进行申请报销一体化操作，采购实现差旅采购集约化，财务核算智能化，通过合思平台实现快速审批、无需取票、无需垫资的报销流程。

显著成果展示

• 数字阅读品牌：增效降本合规全面提升
  增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况；减少手工记账、人工整理档案的人力成本；减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育服务品牌：管理效能与成本节约双丰收
  世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理；以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率；档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效；通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表；实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升；财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本；企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

• 零食品牌：成本节约与管理效率双提升
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%；企业消费在合思商城的占比从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右；实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理；打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链；实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 业务庞然大物企业：降本增效与决策优化
  某企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%；财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%；真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗；凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本；助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

客户高度认可

虽然文档未明确给出客户具体评价话语，但从各企业采用合思方案后持续推进相关业务，如世界500强旗下教育服务品牌继续与合思合作建设电子档案系统，可推测客户对合思的解决方案是认可和满意的。各企业在实施合思解决方案后取得了显著的成果，如降本增效、提升管理效率等，这间接反映出客户对合思服务的肯定。从企业继续依赖合思系统进行财务管理和数字化转型的行为可以看出，客户认为合思的方案能够有效解决他们面临的问题。客户选择与合思长期合作并不断深化合作，说明合思在服务质量、技术支持等方面得到了客户的信任。

众多企业在财务数字化转型的道路上遭遇重重困难，而合思凭借其专业的发票管理专业知识和创新的解决方案，成功帮助多家企业实现了转型目标，取得了显著的降本增效成果。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等28项主要功能，还提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多项优势，能为企业简化报销流程，提高财务管理效率。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位的服务保障。已有众多企业通过合思的解决方案实现了财务数字化转型，其他企业可以借鉴这些成功经验。合思不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，未来还将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。如果您的企业也想在财务数字化转型中取得成功，不妨点击免费试用合思，开启企业财务管理的新篇章。