在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化办公的时代已然来临。在此背景下，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的引领者，凭借其推出的合思档案，成功助力众多企业突破财务档案管理的困境。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案所具备的文档管理优势。
红枣巨头的文档管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年创立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。随着企业的不断发展壮大，其业务规模日益庞大。公司拥有超过1000名员工，在全国范围内开设了400多家门店，并且拥有18家归档主体。
然而，庞大的业务规模也给公司的财务档案管理带来了诸多难题。传统的档案管理方式使得文档归档工作困难重重，大量的纸质档案需要人工手动整理和录入，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。在查找档案时，更是如同大海捞针，效率极其低下。此外，纸质档案的存储和维护成本居高不下，需要占用大量的物理空间，并且存在损坏、丢失的风险。同时，由于缺乏有效的管理手段，档案管理的合规性也难以得到保障。
这些问题不仅影响了财务人员的工作效率，也给企业的整体运营带来了一定的阻碍。好想你迫切需要一种高效、智能的文档管理解决方案，来解决这些困扰已久的问题。这也正是合思档案能够发挥其文档管理优势的契机。
合思档案的破局良方
- 数据互通开启便捷之门
合思深入了解好想你在文档管理方面的痛点后，为其量身定制了一套解决方案。首先，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各个业务系统中的数据进行整合，使得财务人员能够便捷地利用这些数据。只需一键操作，就可以实现数据的联查，大大提升了工作效率。
在传统的文档管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅耗费时间，还容易出现数据不一致的情况。而合思档案的这一功能，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所需的全部信息，就像打开了一扇便捷之门，让工作变得更加顺畅高效。这充分体现了合思档案在文档管理优势方面的卓越表现，能够为企业的财务工作带来极大的便利。
- 自动组装审计提速增效
审计工作是企业财务管理中的重要环节，传统的审计方式往往需要耗费大量的时间和精力。合思档案为好想你提供了自动组装的功能，使得审计工作变得更加便捷高效。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大减少了审计人员的工作量。
合思档案会自动将相关的文档和数据进行整理和分类，形成清晰的审计线索。审计人员可以根据这些线索快速定位所需的信息，提高审计效率。同时，这种以电子数据为主的审计方式，也更加符合现代企业数字化管理的要求。合思档案在审计工作中的应用，充分展现了其文档管理优势，为企业的财务管理提供了有力的支持。
- 实物管理精准定位
对于企业的实物档案管理，合思档案也有其独特的解决方案。通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。当查阅者需要查阅实物档案时，只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。
虚拟档案库房就像一个数字化的仓库，将实物档案的信息进行了详细的记录和管理。二维码则为每一份实物档案赋予了唯一的身份标识，通过扫描二维码，可以获取该档案的详细信息。这种管理方式不仅提高了实物档案的查阅效率，还降低了档案丢失和损坏的风险。合思档案在实物档案管理方面的创新，进一步凸显了其文档管理优势，为企业的档案管理提供了全方位的保障。
显著成效见证实力
通过引入合思档案解决方案，好想你在文档管理方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的档案归档和整理工作，现在可以通过合思档案的自动化功能快速完成，大大节省了人力成本。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。合思档案的高效数据传输和整合功能，使得总部能够快速获取各分支机构的档案信息，提高了管理效率。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速预约和查询档案，管理人员也可以更加方便地进行借阅登记和归还管理。
此外，合思档案的应用还为好想你预计减少综合成本20万元/年。这些成本的减少不仅体现在人力成本上，还包括档案存储、维护等方面的费用。通过合思档案的文档管理优势，好想你实现了从传统档案管理向数字化档案管理的成功转型，提升了企业的整体竞争力。
从好想你案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理难题、提升工作效率、降低成本等方面具有显著成效。其展现出的文档管理优势，为企业的数字化转型提供了有力的支持。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还能免费试用，开启财务数智化新征程，体验合思档案带来的文档管理优势。
