在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促。如今，电子凭证全流程无纸化的时代大幕已然徐徐拉开。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其创新研发的合思档案，成功助力众多企业冲破财务档案管理的重重迷雾，实现了降本增效的目标。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，深度探寻合思档案在档案流转管理方面所蕴含的巨大价值。
红枣巨头档案流转管理困境凸显
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，公司成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。历经多年的发展，好想你已拥有1000 +员工、400 +全国门店，规模颇为可观，年凭证数更是高达3.6万 +。
然而，在辉煌的背后，公司在档案流转管理方面却面临着诸多棘手的问题。在档案归档环节，财务人员需要耗费大量的时间和精力，去逐一确认单据、凭证等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都要反复校验，稍有不慎，就可能出现错误。而且，由于采用的是传统的纸质档案管理方式，档案遗失的风险极高。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的法律风险。
纸质档案的查找效率低下，也是困扰好想你财务人员的一大难题。当需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案库中翻找半天，有时甚至需要花费数天的时间才能找到所需的档案。这种低效率的查找方式，严重影响了财务工作的及时性和准确性，无法满足企业快速发展的需求。
此外，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。公司需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要配备专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了企业的管理效率。同时，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件保存和数据安全的要求。在数字化时代，数据的安全性和完整性至关重要，而纸质档案在这方面存在着明显的不足。
合思档案量身定制解决方案
面对好想你在档案流转管理方面的诸多难题，合思凭借其丰富的行业经验和先进的技术实力，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将企业的各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的档案信息，大大提升了工作效率。无论是凭证、单据还是报表，都可以在一个系统中快速查询和调用，无需再在不同的系统和文件中来回切换。这种便捷的联查方式，让财务人员能够更加高效地完成工作，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装助力高效审计
在审计环节，合思档案采用了自动组装的方式，为企业提供了更加高效的审计解决方案。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动将相关的档案数据进行整合和分析，生成详细的审计报告。审计人员可以根据这些报告，快速准确地发现问题和风险，提高了审计的准确性和可靠性。同时，自动组装的方式也减少了人工操作的工作量，降低了人为错误的发生概率。 -
实物高效管理精准定位
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。无论是在档案库房的哪个角落，都可以通过系统准确地找到所需的档案。这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查找效率，还降低了档案遗失的风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了运营成本。
方案落地显著收益彰显价值
经过一段时间的实施，合思档案为好想你带来了显著的收益。在档案流转管理方面，企业的效率得到了极大的提升。通过采用合思档案的解决方案，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间去处理繁琐的档案归档和查找工作，而是可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。以往，总部需要花费大量的时间和精力来接收和整理各门店的档案，而现在，通过合思档案的系统，档案可以自动上传和汇总，大大提高了总部的工作效率。借阅管理的管理耗时也减少了67%。员工在借阅档案时，只需在系统中进行申请，就可以快速获取所需的档案，无需再进行繁琐的审批和登记手续。
预计合思档案的应用将为好想你每年减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括存储空间、设备维护等方面的成本节约。通过提高档案流转管理的效率和降低成本，合思档案为好想你带来了实实在在的经济效益。
携手合思开启档案流转管理新征程
通过合思档案的成功应用，好想你健康食品股份有限公司在档案流转管理上实现了质的飞跃。不仅提高了工作效率，降低了成本，还提升了企业的管理水平和竞争力。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的档案流转管理难题，不妨立即行动起来。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还能免费试用，开启财务数智化新征程，让您的企业在档案流转管理方面迈出更加坚实的步伐。
