在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。传统纸质会计档案管理方式，在这场变革的浪潮中，逐渐暴露出诸多难以忽视的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的行业领先供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案管理平台，为企业优化财务工作流程、解决会计档案管理难题提供了行之有效的解决方案。
产品背景与行业痛点：传统会计档案管理的困境
在电子凭证数字化转型的大趋势下，传统纸质会计档案管理方式面临着重重挑战，这些挑战严重影响了企业财务工作流程的效率和质量。
首先是归档难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，工作人员需要花费大量时间来确认单据等的一致性。每一张纸质单据都需要人工核对，不仅耗费大量人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的财务核查和审计工作将面临巨大的困难，严重影响财务工作流程的顺畅进行。
其次是查找效率低下。纸质档案的查找往往需要耗费大量时间，工作人员无法实时调阅所需档案。在需要紧急查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找，这不仅降低了工作效率，还可能导致重要决策的延误，影响企业的正常运营和财务工作流程的高效执行。
再者是成本居高不下。大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，无论是档案的存储场地租赁费用，还是档案管理人员的人力成本，都给企业带来了沉重的负担。同时，纸质档案的保存还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，进一步增加了管理成本，影响了企业的经济效益和财务工作流程的成本控制。
最后是合规性问题。传统纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足现代企业管理的要求。在当今严格的法律法规和监管环境下，企业的财务档案管理必须符合相关规定，否则将面临巨大的法律风险，这也对财务工作流程的合规性提出了更高的要求。
解决方案概述：合思档案打通财务工作流程全环节
合思敏锐地洞察到传统纸质会计档案管理的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台为财务人员带来了诸多便利，极大地优化了财务工作流程。
便捷利用，一键联查。合思档案管理平台实现了财务数据的集中管理和快速检索，财务人员只需轻轻点击鼠标，即可实现档案的一键联查。无论是原始凭证、记账凭证还是会计报表，都可以在平台上快速找到，大大提高了工作效率，节省了查找档案的时间，使财务工作流程更加顺畅。
自动组装，提升审计效率。平台以档案数据为审计标准，实现了档案的自动组装。在审计过程中，审计人员可以直接在平台上获取所需的档案数据，无需再进行繁琐的手工整理和核对，大大提高了审计效率，保证了审计工作的准确性和公正性，进一步优化了财务工作流程。
实物匹配，高效管理。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子档案与实物档案的完美匹配。工作人员可以通过扫描二维码快速定位实物档案的存放位置，实现实物档案的高效管理。同时，平台还支持实物档案的盘点和清查，确保实物档案的数量和状态与电子档案一致，为财务工作流程的规范化和标准化提供了有力保障。
核心功能与优势：全流程优化财务工作流程
合思档案管理平台具有全流程合规化、自动化、数字化的显著特点，为企业的财务工作流程带来了全方位的优化。
在档案采集方面，平台通过开放式接口互联实现了自主采集，能够自动采集各种来源的财务数据。对于大文件，平台可以自动进行切割处理，确保数据的快速传输和存储。同时，平台还支持数电票的自动化解析，能够准确识别发票信息，提高了数据采集的准确性和效率，为财务工作流程的起点提供了有力支持。
档案制档环节，合思档案管理平台实现了智能关联和自动组装。系统能够根据财务数据的内在逻辑关系，自动将相关的原始凭证、记账凭证等进行关联和组装，形成完整的会计档案。同时，平台还进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性，保证了财务工作流程中档案制作的质量。
档案管理方面，平台具有精准的权限管控功能。企业可以根据不同岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性和保密性。档案目录可以灵活扩展，满足企业不断变化的档案管理需求。水印管理和档号符合国标要求，进一步提高了档案管理的规范性和专业性，保障了财务工作流程中档案管理的有序进行。
在档案利用方面，合思档案管理平台支持多维检索和一站式预览。财务人员可以通过关键词、时间、类别等多种方式快速检索所需档案，并且可以在平台上一站式预览档案内容，无需再打开多个文件进行查看。平台还支持在线借阅和异构系统联查，方便了档案的共享和利用。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，进一步提高了实物档案的管理效率，优化了财务工作流程中档案利用的环节。
此外，合思档案管理平台还实现了自动化归档，告别了传统的重复性工作。财务人员无需再手动进行档案的整理和归档，系统会自动完成这些工作，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业对财务数据进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持，全面提升了财务工作流程的自动化和数字化水平。
应用场景与案例：合思档案助力企业降本增效
合思档案管理平台在多个行业都有成功的应用案例，这些案例充分证明了平台在优化财务工作流程、帮助企业降本增效方面的显著效果。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案管理平台后，取得了显著的成效。在财务归档方面，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。通过提高档案管理效率，企业的财务工作流程更加顺畅，为企业的发展提供了有力支持。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元。同时，报销效率提升了300%，员工报销更加便捷，财务审核更加高效，优化了企业的财务工作流程，提高了企业的整体运营效率。
云海肴通过合思档案管理平台实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。每年节省成本超过30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%。企业的财务数据更加准确和及时，为企业的决策提供了有力支持，进一步优化了财务工作流程，提升了企业的竞争力。
合思档案管理平台凭借其强大的功能和显著的应用效果，已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临会计档案管理难题，不妨选择合思档案，开启免费试用，让有限的资源发挥更有效的作用，革新您的财务工作流程。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。
