在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。2025年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设亟需加强。数电票管理具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统的档案管理模式在企业中暴露出诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、占用空间大且数据难以有效分析利用的难题。对于财务人员而言，档案数据量庞大，整理工作不仅耗费大量时间，而且枯燥繁琐。以旅行费用报销为例，大量的纸质票据需要逐一整理、核对，大大增加了财务人员的工作负担。业务人员在进行旅行费用报销时，也常常遭遇纸质票据流程繁琐的困扰，从收集票据到填写报销单，再到层层审批，整个过程耗时费力。
传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，还需要大量的存储空间来存放档案；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅数据时也难以有效利用；同时，还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案容易损坏丢失。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然无法摆脱纸质文件储存的困境，数据存储依赖线下载体，严重影响了企业的全面数字化进程。
面对这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效的解决方案。
合思档案：一站式多元方案定制
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它就像一个功能强大的智能管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多独特优势。在旅行费用报销场景中，它可以实现便捷调阅，无需打印纸质文件，大大节省了时间和成本。同时，采用混序归集的方式，免去了繁琐的组装过程。该平台不仅涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）的管理，还包括纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）的管理，真正做到了全方位覆盖。
档案扩展解决方案更是为企业提供了高度的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，无论是旅行费用报销相关的票据，还是其他各类档案，都能实现高效管理。
数电票解决方案则为数电票的多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档提供了端到端的全流程自动化服务。它支持以数电票为代表的9类电子凭证的相关操作，实现了全流程闭环管理。在旅行费用报销涉及数电票的情况下，该解决方案能够确保整个流程的高效、准确。
合思档案：核心功能铸就管理优势
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于旅行费用报销中一些不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供手动采集和自主补录的便捷方式，确保数据的完整性。
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它可以实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。在旅行费用报销时，相关的发票、单据等能够自动关联，提高了工作效率。此外，通过字段映射，让档案查询更加便捷，打破了业务属性标签，实现了凭证数据业务化、业务数据财务化。
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这在旅行费用报销涉及不同部门、不同人员的情况下，能够确保数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，便于企业对外提供服务。
合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。在旅行费用报销中，能够确保报销数据的准确性和合规性。
合思档案：多行业应用成效显著
某企业年单据量高达2.6亿，在会计档案管理方面面临着纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在旅行费用报销上，大量的纸质票据和繁琐的流程让财务人员苦不堪言。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。在旅行费用报销环节，相关的票据和凭证能够快速准确地关联匹配，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。在旅行费用报销方面，由于缺乏统一的标准和高效的管理流程，导致报销效率低下。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在旅行费用报销中，流程更加规范，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。在旅行费用报销时，员工需要在多个系统中查找相关票据和信息，十分不便。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在旅行费用报销环节，员工可以在一个平台上完成所有操作，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。在旅行费用报销中，由于缺乏有效的管理系统，导致报销流程混乱，数据难以统计分析。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在旅行费用报销时，实现了档案多维穿透查询，员工可以快速查询到自己的报销记录和相关信息。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。合思档案的联系地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。
合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案解决档案管理难题，特别是在旅行费用报销等方面，实现高效、便捷、合规的管理。现在就点击免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！
