在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，成功助力众多企业突破财务档案管理的困境，实现降本增效的目标。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案的解决方案及其显著成效，领略会计报销流程优化带来的巨大变革。
红枣巨头的财务档案困境
- 客户背景揭秘
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，在红枣行业深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市，成为行业内的领军企业。其业务规模堪称庞大，拥有超过1000名员工，在全国范围内分布着400多家门店，18家归档主体，2万多个零售网点，每年产生的凭证数量高达3.6万余份。
然而，在如此辉煌的业务背后，公司的财务档案管理却面临着重重难题。传统的纸质档案管理方式，犹如一座沉重的大山，压得财务人员喘不过气来。归档工作繁琐复杂，大量的纸质凭证需要人工整理、装订、存储，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。查找档案更是犹如大海捞针，在堆积如山的文件中寻找一份所需的凭证，往往需要花费数小时甚至数天的时间，严重影响了工作效率。
同时，纸质档案的存储成本居高不下，需要专门的档案室和大量的存储设备，而且随着时间的推移，档案的数量不断增加，存储压力也越来越大。此外，传统的管理方式还存在合规性风险，难以满足日益严格的监管要求。这些问题的存在，使得好想你公司的财务管理效率和合规性受到了严重的影响，会计报销流程优化迫在眉睫。
合思档案的精准破局之策
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案为好想你公司提供的解决方案，犹如一把精准的手术刀，直击财务档案管理的痛点。首先，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。只需轻轻一键，即可实现联查功能，快速获取所需的信息。
这一创新举措，大大提升了财务人员的工作效率。以往需要花费大量时间在不同系统和文件中查找数据的情况一去不复返，现在财务人员可以更加专注于核心业务，提高工作质量。同时，数据同源也保证了信息的准确性和一致性，减少了因数据不一致而导致的错误和纠纷，为会计报销流程优化提供了有力的支持。
- 自动组装提升审计效能
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准进行内外审计，纸质数据作为辅助。这种创新的审计模式，充分利用了电子档案的优势，提高了审计效率。传统的审计方式需要大量的人工查阅和核对纸质档案，不仅耗时费力，而且容易出现疏漏。
而合思档案的自动组装功能，能够快速准确地将相关数据进行整合和分析，为审计人员提供全面、准确的信息。审计人员可以更加高效地完成审计工作，及时发现问题并提出解决方案。同时，这种审计方式也更加符合现代审计的要求，提高了审计的合规性和权威性，进一步推动了会计报销流程优化。
- 虚实匹配实现实物高效管理
为了实现电子档案与实物档案的精准匹配，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，为每一份实物档案赋予了唯一的身份标识。通过查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。
这一举措不仅解决了实物档案查找难的问题，还提高了档案的安全性和完整性。以往，实物档案容易出现丢失、损坏等情况，给企业带来了不必要的损失。而现在，通过虚拟档案库房和二维码技术，企业可以实时监控实物档案的状态，及时发现问题并采取措施。同时，这种管理方式也提高了档案的利用率，使得企业的资源得到了更加合理的配置，为会计报销流程优化创造了良好的条件。
显著成果见证合思实力
- 时间成本大幅降低
合思档案的解决方案为好想你公司带来了显著的时间成本节约。在人工耗时方面，减少了90%的工作量。以往，财务人员需要花费大量的时间在档案的整理、归档和查找上，而现在这些工作都可以通过合思档案的系统自动完成，大大减轻了财务人员的负担。
在总部接收管理方面，减少了80%的耗时。总部可以更加快速、准确地获取各部门的财务档案信息，及时进行审核和处理，提高了管理效率。在借阅管理方面，减少了67%的耗时。员工可以通过系统快速申请借阅档案，管理人员也可以快速审批和发放，避免了以往繁琐的手续和等待时间。这些时间成本的节约，使得企业的财务工作更加高效，为会计报销流程优化提供了有力的保障。
- 综合成本显著减少
除了时间成本的降低，合思档案还为好想你公司带来了显著的综合成本节约。预计每年可减少综合成本20万元。这主要体现在以下几个方面：一是减少了纸质档案的存储成本，包括档案室的租赁、存储设备的购置等；二是减少了人工成本，由于工作效率的提高，企业可以减少财务人员的数量，降低人力成本；三是减少了因档案管理不善而导致的损失，如档案丢失、损坏等。
这些综合成本的节约，使得企业的资源得到了更加合理的利用，提高了企业的经济效益。同时，也为企业的可持续发展提供了有力的支持，进一步证明了会计报销流程优化的重要性。
携手合思开启财务数智化新征程
通过与合思的深度合作，好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营的目标。这一成功案例，不仅为其他企业提供了宝贵的经验借鉴，也充分展示了合思档案在财务数智化领域的强大实力。
未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其技术优势，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。无论是会计报销流程优化，还是财务档案管理的其他方面，合思都将以专业的态度和卓越的技术，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷和高效。让我们携手开启财务数智化的新篇章，让有限的资源发挥更有效的作用。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
