在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化进程中势不可挡的发展趋势。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其创新的技术和卓越的服务，推出了合思档案管理平台，为众多企业解决了企业文件保管的难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思是如何帮助企业实现降本增效，优化企业文件保管流程的。
好想你企业文件保管痛点剖析
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，其在企业文件保管方面却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。在传统的企业文件保管模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份文件都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于纸质档案的易丢失性，一旦文件遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。这种低效的归档方式，使得企业的工作效率大打折扣，也增加了企业文件保管的成本。
其次是查找缓慢。纸质档案的管理受限于时空条件，无法实现实时调阅、同时借阅及精准查找。当企业需要查阅某一份文件时，往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和人力。这种查找的不便，不仅影响了企业的决策效率，还可能导致重要信息的延误，给企业带来不必要的损失。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要配备专业的档案管理人员进行日常的维护和管理。这些额外的开支，无疑增加了企业的运营成本，给企业的发展带来了一定的压力。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着信息技术的不断发展，电子文件的安全性和完整性日益受到关注。如果企业不能有效地管理电子文件，可能会面临数据泄露、文件损坏等风险，从而影响企业的合规性和声誉。
合思量身定制企业文件保管解决方案
面对好想你在企业文件保管方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将企业的各类文件数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提升了工作效率。这种便捷的联查方式，使得财务人员能够快速准确地获取所需信息，减少了人工核对的时间和错误率，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
自动组装文件 提升审计效率
在企业的日常运营中，审计工作是一项重要的环节。合思档案管理平台实现了文件的自动组装，为内外审计提供了便利。平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，使得审计人员能够更加高效地进行审计工作。审计人员可以直接在平台上查阅和分析相关数据，无需再花费大量的时间和精力去翻阅纸质档案。这种高效的审计方式，不仅提升了审计效率，还提高了审计的准确性和可靠性，为企业的合规运营提供了保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案查找不便的问题，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这种实物高效管理的方式，使得企业能够更加方便地管理纸质档案，提高了档案的查找效率，减少了因档案查找不便而带来的时间和人力浪费。
方案实施成果显著 企业文件保管降本增效
合思档案管理平台的实施，为好想你带来了显著的成果。在企业文件保管方面，实现了全方位的优化和提升。
在人工耗时方面，好想你减少了90%的人工耗时。通过合思档案管理平台的自动化功能，财务人员无需再进行繁琐的人工核对和归档工作，大大节省了时间和精力。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这些数据的显著下降，充分体现了合思档案管理平台在提升企业文件保管效率方面的强大优势。
在成本方面，预计好想你每年可减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、降低空间和人力成本等方式，合思档案管理平台为企业带来了实实在在的经济效益。这种降本增效的效果，不仅提升了企业的竞争力，还为企业的可持续发展提供了有力的支持。
合思档案管理平台帮助好想你成功解决了企业文件保管的难题，实现了降本增效的目标。这充分体现了合思在财务数智化领域的专业能力和解决方案的有效性。未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供优质的企业文件保管解决方案。
如果您的企业也面临着类似的企业文件保管问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其带来的便捷和高效，让企业的每一份文件都能得到更有效的管理和利用。
