在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。合思凭借其卓越的技术和解决方案，在助力企业实现财务数字化转型、解决会计档案管理难题方面展现出了非凡的能力。下面，我们以海亮教育科技服务集团为例，深入了解合思在智能化文件归档领域的显著成效。
客户简介：教育界的璀璨之星
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，宛如一颗在教育领域闪耀的明星。它不仅是国内教育服务提供商的引领者，更怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景。多年来，海亮教育凭借其优质的教育资源和先进的教学理念，在教育市场中占据了重要地位。随着企业规模的不断扩大，其在财务管理和档案管理方面也面临着诸多挑战，而合思的出现，为其带来了新的转机。
业务痛点：档案管理的重重迷雾
企业规模的扩张使得海亮教育的业务和财务系统日益复杂。众多独立的系统如同一个个信息孤岛，数据难以互通，导致电子发票处理耗时费力，数据混乱不堪。同时，大量的实物档案资料存储占据了大量的物理空间，管理成本居高不下，而且还存在着易损坏的风险。纸质档案的录入操作不仅耗时长，而且装订要求高，档案利用效率极低。具体来说，存在以下几个方面的痛点：
– 数据乱
系统数据不互通，电子发票处理犹如在迷宫中摸索，耗时又费力。
– 存储贵
实物档案存储成本高昂，就像一座沉重的大山压在企业身上，而且还容易损坏。
– 效率慢
纸质档案录入操作繁琐，装订要求严格，如同蜗牛般缓慢。
– 利用难
档案无法最大化发挥价值，查找不便，借阅效率低，就像在茫茫大海中寻找一根针。
解决方案：合思的智慧之光
面对海亮教育的档案管理难题，合思为其量身定制了全面的智能化文件归档解决方案。
– 数据来源的数字化变革
合思运用先进的OCR技术，自动识别和整理各类文档信息，将实体文件通过扫描或拍照的方式转换为数字形式。这就如同给档案披上了一层数字化的外衣，让它们能够在数字世界中自由穿梭。
– 明确档案管理范围
合思明确了会计类档案管理的范围，涵盖了内部和外部的相关资料，确保所有档案都能得到妥善管理。
– 自动归档的高效运作
根据预设规则，合思对收集到的数据进行分类和处理，实现自动归档。这就像一个智能的档案管理员，有条不紊地将档案放置在合适的位置。
– 自助OA平台的便捷体验
合思搭建了自助OA平台，员工可以在线提交申请并完成审批流程，大大提高了工作效率。
– 系统集成的无缝对接
合思集成了相关系统，支持企业日常运营和管理活动，实现了财务管理功能的整合。
– 纸质档案的数字化重生
合思对原有的纸质档案进行数字化处理，让这些沉睡的档案重新焕发出活力，方便保存和使用。
实施过程：步步为营的变革之路
合思为海亮教育实施智能化文件归档解决方案的过程，是一个步步为营、有条不紊的变革之路。
– 电子档案的构建
运用OCR技术对各类文档进行自动识别和整理，构建电子档案。这就像为档案建造了一个数字化的家园，让它们有了安身之所。
– 实物档案的数字化副本
将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。这就像给实物档案拍了一张照片，让它们能够在数字世界中留下自己的印记。
– 自动归档的实现
按照预设规则对收集到的数据进行分类和处理，实现自动归档。这就像一个智能的分拣员，将档案准确地放入相应的文件夹中。
– 自助OA平台的搭建
搭建自助OA平台，员工可在线提交申请并完成审批流程。这就像为员工提供了一个便捷的工作通道，让他们能够更加高效地完成工作。
– 系统集成的完成
集成相关系统，实现财务管理功能的整合。这就像将各个零散的部件组装成一台精密的机器，让企业的财务管理更加顺畅。
– 纸质档案的数字化处理
对原有的纸质档案进行数字化处理，方便保存和使用。这就像给纸质档案进行了一次现代化的改造，让它们能够适应时代的发展。
取得的成果：显而易见的变革成效
合思为海亮教育实施的智能化文件归档解决方案取得了显著的成果。
– 效率提升
档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这就像给企业的档案管理注入了一剂强心针，让企业的工作效率得到了极大的提升。
– 成本降低
自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度。这就像为企业节省了一笔宝贵的开支，让企业能够将更多的资金投入到核心业务中。
– 系统连接
广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收。这就像为企业搭建了一座信息桥梁，让各个系统之间能够实现信息共享。
– 借阅便捷
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构。这就像为员工提供了一个便捷的借阅通道，让他们能够更加轻松地获取所需的档案。
– 查询高效
档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。这就像为员工提供了一个强大的搜索引擎，让他们能够快速准确地找到所需的档案。
– 自动化作业
自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源。这就像为企业的财务管理安装了一台智能机器人，让企业的财务管理更加智能化。
客户评价：发自内心的认可
海亮教育通过合思的解决方案，有效解决了档案管理中的诸多难题，提升了工作效率，降低了成本，实现了档案管理的数字化和智能化。海亮教育相关负责人表示，合思的智能化文件归档解决方案为企业的发展提供了有力支持，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业、高效的智能化文件归档解决方案，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
