在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革为企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的合思档案管理平台，成功助力众多企业攻克财务档案管理难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案管理平台如何显著提升发票处理效率。
客户背景：红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。然而，如此庞大的业务规模也给公司的财务档案管理带来了诸多难题。
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着归档难、查找慢、成本高以及不合规等问题。大量的发票和财务凭证需要人工整理和归档，不仅耗费了大量的人力和时间，而且容易出现错误和遗漏。当需要查找某张发票或财务凭证时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，效率极其低下。此外，纸质档案的存储和保管也需要占用大量的空间和资源，增加了企业的运营成本。同时，随着监管要求的不断提高，传统的财务档案管理模式难以满足合规性要求，给企业带来了潜在的风险。这些问题严重影响了发票处理效率，制约了企业的财务管理水平和发展。
解决方案：合思档案管理平台的三大法宝
合思针对好想你在财务档案管理方面的痛点，量身定制了一套全面的解决方案。通过运用先进的技术和创新的理念，合思档案管理平台从三个方面显著提升了发票处理效率。
-
打破壁垒数据同源
合思档案管理平台打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了财务数据的同源共享。所有的发票和财务凭证信息都被集中存储在一个平台上，财务人员可以通过一键联查功能，快速获取所需的发票信息和相关财务数据。这不仅大大提高了发票处理的效率，还减少了人工操作的错误和风险。例如，当财务人员需要核对某笔费用的发票信息时，只需在平台上输入关键词，即可快速定位到相关的发票和凭证，无需在多个系统之间来回切换和查找。同时，平台还支持对发票信息的自动识别和验证，确保发票的真实性和合法性，进一步提高了财务管理的准确性和合规性。 -
自动组装审计便捷
合思档案管理平台实现了财务档案的自动组装和审计。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台会自动对发票和财务凭证进行分类、整理和归档，生成规范的财务档案。在审计过程中，审计人员可以直接在平台上查阅和分析财务档案数据，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅节省了审计时间和成本，还提高了审计的准确性和可靠性。此外，平台还提供了审计跟踪和预警功能，能够及时发现和提醒潜在的审计风险，帮助企业提前做好应对准备。通过这种方式，合思档案管理平台有效提升了发票处理过程中的审计效率，确保了企业财务数据的准确性和合规性。 -
实物高效管理
为了解决纸质档案存储和保管的难题，合思档案管理平台引入了虚拟档案库房和二维码技术。所有的纸质发票和财务凭证都被贴上二维码，并与电子档案进行关联。当需要查阅纸质档案时，查阅者只需在平台上查询电子档案，即可通过二维码快速定位到实物档案的位置。这不仅提高了纸质档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立也大大节省了企业的存储空间和资源，降低了运营成本。例如，当企业需要调阅某张发票的纸质原件时，工作人员可以通过平台快速找到该发票的电子档案，并根据二维码信息准确找到纸质发票的存放位置，无需在仓库中盲目寻找。这种实物高效管理的方式，进一步提升了发票处理效率，为企业的财务管理提供了有力支持。
成果展示：显著的降本增效成效
合思档案管理平台的应用为好想你带来了显著的收益。通过提升发票处理效率，企业在多个方面实现了降本增效。
在人工耗时方面，合思档案管理平台减少了90%的人工处理时间。以前需要大量人力进行的发票整理、归档和查找工作，现在通过平台的自动化功能，只需少量的人员即可完成。这不仅提高了工作效率，还释放了人力资源，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。在总部接收管理耗时方面，减少了80%。平台实现了财务数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的发票信息和财务数据，无需再等待纸质档案的邮寄和传递，大大缩短了信息传递的时间。在借阅管理耗时方面，减少了67%。通过虚拟档案库房和二维码技术，查阅者可以快速定位到所需的纸质档案，减少了借阅过程中的等待时间和繁琐手续。
此外，合思档案管理平台还预计为好想你每年减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储空间的节省以及运营效率的提高。通过提升发票处理效率，企业的财务管理水平得到了显著提升，为企业的发展提供了有力支持。
综上所述，合思档案管理平台在好想你健康食品股份有限公司的应用取得了显著的效果。它有效解决了企业在财务档案管理方面的难题，显著提升了发票处理效率，实现了降本增效的目标。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，影响了发票处理效率，不妨选择合思档案管理平台。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其卓越的性能和强大的功能。让有限的资源发挥更有效的作用，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。
