在数字化浪潮的席卷下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军者，凭借其卓越的产品和先进的服务，正引领众多企业迈向财务数智化转型的新征程。下面让我们一同深入进行发票管理实践分享。
市场形势：电子凭证改革风起云涌
2024年，电子凭证改革的步伐明显加快。11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟其后。这一系列举措，无疑彰显了我国在电子凭证改革方面的坚定决心。电子凭证全流程无纸化，已成为财务数智化的必然趋势。它不仅能够优化企业的管理流程，让各项财务工作更加高效有序，还能显著降低企业的运营成本。同时，这也是企业实现数字化和绿色化协同转型的重要途径，顺应了时代发展的潮流。
痛点分析：传统财务档案管理困境重重
在传统的财务档案管理模式下，众多企业面临着诸多棘手的问题。
归档难题首当其冲。企业财务人员需要花费大量的时间和精力，去确认单据的一致性。一张发票，可能需要与多个业务流程、审批环节进行核对，稍不留意就可能出现错误。而且，纸质单据容易遗失，一旦丢失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐。
查找效率低下也是一大困扰。由于受时空的限制，企业无法实时调阅所需的财务档案。当遇到紧急的财务审计或业务查询时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，不仅浪费了大量的时间，还可能影响到企业的决策效率。
成本居高不下同样不容忽视。纸质档案的存储需要占用大量的空间，企业不得不租赁专门的仓库来存放这些档案。同时，档案的整理、保管和维护也需要投入大量的人力，增加了企业的人力成本。
合规性问题更是企业的心头之患。纸质档案管理办法在电子文件的长期保存和数据安全方面存在明显的不足。随着电子凭证的广泛应用，如何确保电子原文件的长期保存和数据的安全可用，成为了企业必须面对的挑战。
解决方案整体策略概述：合思档案全面破局
为了解决企业在财务档案管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案构建了广泛连接的生态系统，它能够与企业现有的各类业务系统、财务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和流通。无论是采购系统中的发票信息，还是销售系统中的订单数据，都能够自动同步到合思档案中，为企业的财务决策提供更加全面、准确的依据。
采用双轮驱动的模式创新。一方面，通过技术创新，不断提升平台的性能和功能，确保系统的稳定性和可靠性；另一方面，通过服务创新，为企业提供个性化的解决方案和优质的客户服务。
合思档案还提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。员工在消费时，相关的费用信息可以直接上传到平台，系统自动进行入账和归档处理，无需员工手动填写报销单，大大提高了报销的效率，也减少了人为错误的发生。
核心模块：合思档案功能强大
合思档案拥有多个核心模块，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
档案采集模块独具特色。它采用开放式接口互联的方式，能够与各种数据源进行对接，实现数据的自动采集。对于大文件，系统会自动进行切割处理，确保数据的高效传输。同时，对于数电票，系统能够进行自动化解析，提取关键信息，为后续的处理提供便利。
档案制档模块实现了智能化和自动化。它能够智能关联相关的业务数据和财务信息，自动组装成完整的档案。在制档过程中，系统会进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，确保档案的质量。此外，企业还可以根据自身的需求，自定义版式文件，满足个性化的管理要求。
档案管理模块具有精准的权限管控功能。不同的用户角色拥有不同的操作权限，确保档案数据的安全性。档案目录可以灵活扩展，企业可以根据业务的发展和管理的需要，随时添加或修改目录结构。同时，系统还提供了水印管理和档号管理功能，档号符合国家标准要求，方便企业进行档案的分类和检索。
档案利用模块为企业提供了便捷的查询和使用方式。它支持多维检索，用户可以根据档案的日期、类型、关键字等多种条件进行组合查询。在查询结果展示方面，系统提供一站式预览功能，用户无需切换页面即可查看档案的详细内容。此外，企业还可以进行在线借阅，方便员工在需要时获取档案。对于异构系统联查，合思档案也能够提供支持，让企业的数据资源得到充分利用。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，进一步提高了企业对实物档案的管理效率。
竞争优势：合思实力铸就卓越
合思是一家备受瞩目的专精特新企业。自成立以来，合思累计融资超15亿元人民币，强大的资金支持为企业的研发和发展提供了坚实的保障。
在技术研发方面，合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，汇聚了一批顶尖的技术人才。他们不断投入研发资源，致力于提升产品的性能和功能，保持在行业内的技术领先地位。
在服务网络方面，合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这意味着无论企业身处何地，都能够享受到合思及时、高效的服务。
合思档案有着丰富的成长历程。从2017年“易会档”的诞生，到2024年电子凭证中心的上线，合思档案不断升级完善，功能日益强大，能够更好地满足企业的多样化需求。
成功案例：合思档案成效显著
众多不同行业的企业，通过使用合思档案，获得了显著的收益。
好想你在使用合思档案后，人工耗时减少了90%。财务人员从繁琐的档案整理和核对工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。
COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%。这不仅降低了企业的办公成本，还为环保事业做出了贡献。
云海肴每年节省打印、存储等总体成本30万。这些节省下来的资金，可以投入到企业的业务拓展和创新中，提升企业的竞争力。
金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。快速准确的档案匹配，让企业的财务核算更加及时准确，为企业的生产和销售提供了有力的支持。
帆书的仓储需求减少了70%。不再需要大量的仓库来存放纸质档案，企业可以将节省下来的空间用于其他业务用途。
海亮教育的档案整理匹配效率提升了90%。高效的档案管理，为学校的财务管理和决策提供了更加有力的支持。
高新兴的归档效率提升了90%。财务数据能够及时准确地归档，为企业的财务分析和风险预警提供了可靠的数据基础。
中文传媒的财务档案归档效率提升了72%。这使得企业的财务报表能够更加及时地生成，为企业的管理层提供了更有价值的决策依据。
西湖城投的档案整理匹配效率提升了72%。档案管理的优化，促进了企业各项业务的顺利开展。
服务体系：合思用心铸就客户信赖
合思始终秉承以客户为中心的服务理念。其直营服务网络和合作伙伴体系，就像一张紧密的服务大网，能够为客户提供及时、高效的服务。无论是在产品的安装调试阶段，还是在后续的使用过程中，合思的服务团队都会随时响应客户的需求，帮助企业解决遇到的问题。专业的技术支持人员，能够为企业提供详细的操作指导和技术培训，确保企业员工能够熟练使用合思档案。
合思凭借其先进的电子会计档案管理平台、丰富的行业经验和完善的服务体系，在财务数智化领域取得了令人瞩目的成果。未来，合思将继续砥砺前行，推动电子凭证数字化转型，为更多企业打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，让有限的资源发挥出更有效的价值。
