在当前复杂的经济环境下，企业面临着巨大的降本增效压力。而差旅及费控管理作为企业经营管理的重要一环，逐渐成为提升企业经营效益的关键所在。有效的电子档案管理能够让企业在差旅及费控管理中实现信息的高效存储、快速查询与精准分析。接下来，我们将通过某客户的实际案例，深入了解合思如何借助电子档案管理，助力企业解决差旅及费控难题，实现降本增效。
千员企业差旅困境
该客户是一家颇具规模的企业，拥有数千名员工。其月均差旅GMV高达80万以上，出差城市分散，且大多集中在三四线城市。在电子档案管理不完善的情况下，企业面临着诸多差旅及费控难题。
此前，员工出差需要自己先垫资，然后再进行报销。然而，在县镇级偏远地区，发票开具十分困难。这不仅让员工在报销时面临诸多麻烦，也使得企业的差旅成本难以进行合规管控。电子档案管理的缺失，导致相关费用信息难以准确记录和追溯。
疫情放开后，酒店价格普遍上涨。员工对出差的负面情绪日益高涨，企业的差旅成本控制面临着新的严峻挑战。由于缺乏有效的电子档案管理，企业无法及时掌握差旅费用的动态变化，难以制定合理的应对策略。
合思智慧方案出击
合思针对该客户的具体情况，提供了一套全面且富有创新性的解决方案，其中电子档案管理贯穿其中，为方案的实施提供了有力支持。
合思商城“合力省”：这一特色功能不仅是一种激励机制，更是电子档案管理应用的体现。合思会赠送与产品费同额的消费抵扣券，用于员工差旅激励。员工在选择低价酒店、机票时，还可获得相应的奖励金。电子档案管理能够实时记录员工的差旅消费信息和奖励情况，为企业和员工提供清晰的账目。通过这种方式，员工在享受实惠的同时，企业也能有效控制差旅成本。
流程自动化差旅补贴计算：合思利用先进的技术，通过工作流配置差旅补贴计算规则和编排流程。电子档案管理确保了这些规则和流程的准确执行和记录。在这个过程中，补贴能够自动计算，报销单也能自动生成并送审。这大大提高了报销的效率，减少了人为错误。员工无需再为繁琐的补贴计算和报销流程烦恼，企业也能更加精准地控制差旅补贴支出。
显著成果见证实力
合思的解决方案取得了令人瞩目的成果，电子档案管理在其中发挥了重要作用。
合思商城“合力省”成效：通过电子档案管理对差旅消费数据的分析，我们可以看到明显的成本下降趋势。酒店单晚房费单价平均降低了37.8元，月酒店GMV环比下降了8.7%，超标订单数降低了32%。这些数据直观地反映了企业差旅成本的有效控制。同时，员工对差旅的满意度大幅提高。电子档案管理让员工能够清晰地了解自己的消费和奖励情况，增强了他们对企业差旅政策的认同感。
流程自动化差旅补贴计算成果：电子档案管理记录了整个报销流程的变化。员工报销满意度提升了78%，这得益于报销流程的简化和自动化。差旅补贴手工报销减少了92%，会计审核时间节省了71%。电子档案管理使得报销信息能够快速准确地传递和处理，提高了企业的财务管理效率。
通过该客户的案例可以看出，合思凭借其专业的解决方案和强大的技术能力，有效借助电子档案管理，帮助企业解决了差旅及费控难题，实现了降本增效和员工满意度的提升。在未来，合思将继续深耕电子档案管理领域，助力更多企业通过数字化手段优化差旅及费控管理，提升企业经营效益。如果您也想解决企业差旅及费控难题，不妨立即联系合思，免费试用其服务，开启电子档案管理助力企业发展的新篇章。
