在我国，电子凭证改革正加速推进，电子凭证全流程无纸化的时代已经悄然来临。在这个崭新的时代背景下，传统财务档案管理的弊端逐渐显现，面临着诸多挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，顺势推出了合思档案，为企业解决电子记录保存难题提供了全新的方案。
产品背景与行业痛点：电子记录保存的困境
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业在电子记录保存方面遭遇了重重困境。以好想你健康食品股份有限公司为例，该企业在电子记录保存过程中，面临着归档困难、查找缓慢、成本居高不下以及合规性难以保障等问题。每到归档时期，大量的电子凭证如同乱麻一般，工作人员需要耗费大量的时间和精力进行整理和归档。而在需要查找特定记录时，更是如同大海捞针，效率极其低下。
COMMUNE幻师也面临着类似的困扰。成本高、效率低、合规难是其电子记录保存过程中的主要痛点。大量的纸质文件不仅增加了存储成本，而且在整理和检索时也耗费了大量的人力和时间。同时，随着监管要求的不断提高，合规性问题也成为了企业的一大难题。
海亮教育科技服务集团则存在数据混乱、存储成本高昂、利用效率低下等问题。电子记录缺乏有效的管理，导致数据难以整合和利用，企业无法从这些数据中获取有价值的信息，从而影响了决策的科学性和准确性。
这些企业的遭遇反映了行业内电子记录保存的普遍问题，即档案管理成本高、利用效率低、合规性难以保障。在当前经济环境下，企业迫切需要一种高效、合规的电子记录保存解决方案。
解决方案概述：全流程打通电子记录保存脉络
合思档案为企业提供了一套全面的电子记录保存解决方案。它全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，实现了电子记录的高效采集、处理和存储。
合思档案涵盖了电子凭证采集、验签、解析、校验等功能。通过先进的技术手段，它能够自动采集电子凭证，并对其进行验签和解析，确保凭证的真实性和合法性。同时，它还能够对凭证进行校验，及时发现和纠正错误，保证电子记录的准确性。
在处理环节，合思档案提供了自动填报、入账、归档等功能。它能够根据预设的规则，自动将电子凭证填报到相应的系统中，并进行入账和归档处理。这不仅提高了工作效率，而且减少了人为错误的发生。
此外，合思档案还支持文件传输、邮件短信通知、系统直联等功能。它能够实现电子记录的快速传输和共享，方便企业内部各部门之间的协作。同时，它还能够通过邮件和短信通知相关人员，及时提醒他们处理重要的电子记录。系统直联功能则使得合思档案能够与企业现有的其他系统进行无缝对接，实现数据的共享和交互。
通过统一存储、自动组装、智能关联等方式，合思档案实现了数据同源、审计便捷、实物高效管理。它将所有的电子记录统一存储在一个平台上，方便企业进行集中管理和维护。同时，它能够自动组装电子记录，形成完整的档案，并通过智能关联功能，将相关的记录关联在一起，方便企业进行查询和利用。
核心功能与优势：电子记录保存的利器
合思档案具有众多独特的功能和优势，是企业电子记录保存的得力助手。
它具有便捷调阅不打印的特点。企业员工无需打印纸质文件，只需在系统中进行简单的操作，就能够快速调阅所需的电子记录。这不仅节省了纸张和打印成本，而且提高了工作效率。
混序归集免组装也是合思档案的一大亮点。它能够自动对电子记录进行归集和整理，即使记录是混序的，也能够快速将其组装成完整的档案。这大大减少了人工整理的工作量，提高了归档效率。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在档案采集方面，它通过开放式接口互联自主采集，能够与各种系统进行对接，实现电子记录的自动采集。同时，它还能够对大文件进行自动切割，并对数电票进行自动化解析，提高了采集效率。
在制档时，合思档案能够智能关联、自动组装电子记录，并进行四性检测和业务检测。它能够将相关的记录关联在一起，形成完整的档案，并对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。同时，它还能够对档案的业务逻辑进行检测，确保档案符合企业的业务要求。
在管理方面，合思档案具有精准权限管控和档案目录灵活扩展的功能。企业可以根据员工的职责和权限，对电子记录进行精准的权限管控，确保记录的安全性。同时，它还能够根据企业的需求，灵活扩展档案目录，方便企业对电子记录进行分类和管理。
在利用方面，合思档案提供了多维检索、一站式预览等功能。企业员工可以通过多种方式检索电子记录，如关键词检索、日期检索等。同时，它还能够提供一站式预览服务，让员工在一个界面上即可查看所有相关的记录。此外，它还支持在线借阅和异构系统联查，方便企业员工获取所需的电子记录。
合思档案的优势还体现在自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源、透明流转，便于监控和分析。自动化归档功能使得企业员工无需手动进行归档操作，大大提高了工作效率。而便捷高效的档案利用功能则让企业能够快速获取所需的信息，为决策提供支持。档案数据同源、透明流转则使得企业能够对电子记录进行实时监控和分析，及时发现问题并采取措施解决。
应用场景与案例：电子记录保存的成功实践
合思档案在多个行业得到了广泛的应用，并取得了显著的成效。
在食品行业，好想你通过使用合思档案，减少了90%的人工耗时。以往，企业需要大量的人力进行电子记录的整理和归档工作，而现在，合思档案的自动化功能使得这一工作变得轻松快捷。同时，预计企业每年还能够减少综合成本20万元。
在餐饮行业，COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少了88%。大量的纸质文件被电子记录所取代，不仅降低了存储成本，而且更加环保。年节约成本达到了5000万元，为企业带来了显著的经济效益。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%。以往，企业在查找和匹配档案时需要耗费大量的时间和精力，而现在，合思档案的智能检索和关联功能使得这一工作变得高效快捷。预估企业每年能够节省总体成本30万以上。
这些案例充分展示了合思档案在不同场景下帮助企业降本增效、提升管理效率和合规性的能力。无论是大型企业还是中小企业，都能够从合思档案中获得实实在在的好处。
合思档案凭借其先进的功能、显著的优势和丰富的成功案例，为企业电子记录保存和财务数智化转型提供了有力支持。如果您的企业也想解决电子记录保存难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，开启电子记录保存的新时代。
