在当今数字经济风起云涌的时代，电子凭证数字化转型宛如一股强劲的东风，成为企业迈向财务数智化、实现降本增效目标的关键发力点。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技先锋，凭借其领先的技术实力和卓越的解决方案，宛如一位得力的助手，已成功助力众多企业在电子凭证数字化转型的征程中斩获佳绩。接下来，就让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探寻合思是如何凭借自身能力，帮助企业化解财务难题，达成财务全流程数字化闭环，同时实现差旅活动优化的。
客户背景：数字阅读品牌的财务困境与差旅痛点
某知名头部数字阅读品牌，在业务蓬勃发展的背后，却面临着一系列棘手的财务难题，差旅活动的管理也受到了极大影响。该企业的数据犹如散落在各个角落的珍珠，分散在内部多个系统之中，业务流程好似被剪断的丝线，处于断裂状态，这使得数据整合工作犹如攀登陡峭的山峰，困难重重。数据整合的难题直接导致费用管控如同失去缰绳的野马，无法有效落地，预算超标情况如同频繁敲响的警钟，时有发生。
在日常运营中，该企业每个财务月均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴。财务人员仿佛陷入了一个低价值、机械性工作的漩涡，长期在其中苦苦挣扎，人效低下成为了他们工作的真实写照。而在差旅活动方面，相关的费用和凭证管理也增加了财务人员的负担。
同时，全业务数据均需打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这就像是一场无休止的纸张消耗大战，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况也如同幽灵一般时常出现。当业务人员需要借阅历史资料时，就如同在茫茫大海中寻找一颗针，需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求，差旅活动的相关资料查找更是难上加难。
解决方案：合思打造差旅活动优化的一站式方案
面对如此复杂的财务困境和差旅痛点，该企业精心构建了一套精细的系统服务商选型模型，经过深思熟虑，最终将信任的目光投向了合思。合思为其量身定制了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设，同时实现差旅活动优化。
通过该方案，企业在财务准确性方面得到了有力保障，完全符合上市要求。在财务及时性方面，更是实现了质的飞跃，结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计能够进一步提升到T + 5。这一显著的提升，让企业的财务工作更加高效，也为差旅活动的费用核算和管理提供了更及时的数据支持。
成果展示：差旅活动优化与财务数字化转型的显著成效
- 增效：开启高效差旅与财务工作新篇章
在合思解决方案的助力下，企业在差旅活动和财务工作方面都实现了显著的增效。企业能够实时掌握付款进度，财务人员再也无需耗费大量时间进行单点沟通，差旅费用的支付和核算变得更加顺畅。
档案整理效率得到了大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。在差旅活动中产生的各类凭证和单据，都能更高效地进行整理和归档。同时，企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，极大地提升了借阅效率。无论是差旅活动的历史资料，还是其他财务相关档案，都能通过数字化的方式快速查找。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也得到了显著提升，再也不用在海量纸质文件中盲目翻找，差旅活动的资料管理变得更加便捷高效。
- 降本：差旅活动与财务成本双降低
在降本方面，合思的解决方案同样发挥了巨大的作用。差旅超标情况得到了有效控制，企业能够更好地管理差旅费用，改善并提升了预算超额的情况。这不仅为企业节省了大量的差旅成本，也让企业的预算管理更加科学合理。
同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。在差旅活动的费用核算和档案管理方面，不再需要大量的人工操作，降低了人力成本的投入。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，差旅活动相关的凭证也无需大量打印纸质版，既环保又节约成本。此外，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，为企业的办公环境和资源利用带来了积极的影响。
- 合规：保障差旅活动与财务工作合法合规
在合规方面，合思的解决方案为企业提供了全方位的保障。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规，无论是日常的财务报销，还是差旅活动的费用支出，都能确保发票的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销，在差旅活动中，员工的借款和核销流程更加规范，避免了潜在的风险。
保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，差旅活动的相关档案也能得到安全可靠的存储。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在差旅活动和财务工作的各个环节都能做到合法合规。
- 先进：引领差旅活动与财务数字化转型新潮流
合思的解决方案具有高度的先进性，灵活覆盖了因公消费全场景，员工在差旅活动中无需垫资、无需报销，极大地提升了员工的体验感。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，让差旅活动的管理更加人性化。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，差旅活动的相关凭证和档案管理也更加环保。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的差旅活动和财务工作带来了全新的变革。
综上所述，合思的解决方案帮助该数字阅读品牌成功解决了财务痛点，实现了财务全流程数字化闭环，同时在差旅活动优化方面取得了显著的成果。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其技术优势和专业服务能力，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现差旅活动优化。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战和差旅管理难题，不妨联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），现在可以免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅，实现企业的可持续发展。
