在我国电子凭证改革的浪潮汹涌向前之际，电子凭证全流程无纸化的时代大幕已然徐徐拉开。企业在这样的时代背景下，财务数智化转型成为了刻不容缓的重要任务。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，成功助力众多企业攻克财务难题，实现了降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在合规性文档存储方面发挥的关键作用。
红枣巨头的财务痛点困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年在深交所中小板成功上市，成为了红枣行业的领军上市企业。公司规模庞大，拥有超过1000名员工，全国门店数量多达400余家，同时还有18家归档主体。然而，在看似辉煌的背后，公司在财务档案管理领域却面临着重重困境。
首先是归档难题。大量的财务档案需要人工处理，流程繁琐复杂，导致归档工作效率极低。而且，由于缺乏统一的标准和规范，档案的完整性和准确性也难以保证。
查找慢也是一个突出问题。当财务人员需要查找某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中耗费大量时间，严重影响了工作进度。
成本高同样不容忽视。纸质档案的存储需要占用大量的空间，同时还需要投入人力进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最重要的是合规性问题。在合规性文档存储方面，公司现有的档案管理方式难以满足相关法规和政策的要求，存在一定的合规风险。
合思档案的精准破局之道
针对好想你面临的这些业务痛点，合思档案推出了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现同源便捷
合思档案通过先进的技术手段，打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。这意味着财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的档案信息，大大提升了工作效率。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在多个系统中来回切换，才能找到完整的档案信息。而合思档案的出现，让这一切变得简单高效。财务人员只需在系统中输入关键词，就能快速定位到相关的档案，并且可以查看档案的详细信息，包括电子凭证、发票等。这种便捷的利用方式，不仅节省了时间，还提高了工作的准确性。
- 自动组装审计 提升审核效能
合思档案以档案数据为审计标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化组装。在审计过程中，系统会自动对档案数据进行分析和比对，找出潜在的风险点，大大提升了审计效率。
传统的审计工作需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，这不仅耗时耗力，而且容易出现疏漏。而合思档案的自动组装审计功能，让审计工作变得更加精准和高效。系统会根据预设的审计规则，对档案数据进行全面的检查，发现问题及时提醒审计人员。同时，系统还会生成详细的审计报告，为企业的决策提供有力的支持。
- 实物高效管理 精准定位查询
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。当查阅者查询电子档案时，系统会自动显示实物档案的存储位置，方便查阅者快速找到所需的档案。
在传统的档案管理模式下，实物档案的存储和管理是一个难题。由于档案数量众多，存放位置不明确，导致查阅者很难找到所需的档案。而合思档案的实物高效管理功能，通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的精准定位。查阅者只需在系统中输入档案编号或关键词，就能快速找到实物档案的存储位置。这种方式不仅提高了查阅效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。
显著成效见证实力飞跃
通过合思档案的解决方案，好想你在合规性文档存储方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案归档、查找等工作，现在通过合思档案的自动化处理，只需要少量的人力就能完成。这不仅节省了人力成本，还提高了工作效率。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和整理各部门的档案。而合思档案的出现，让这一过程变得简单快捷。各部门可以通过系统直接上传档案，总部可以实时查看和审核，大大减少了管理耗时。
借阅管理耗时减少了67%。在传统的借阅管理模式下，借阅者需要填写繁琐的借阅申请表，经过多个环节的审批才能借阅档案。而合思档案的线上借阅功能，让借阅者可以直接在系统中提交借阅申请，系统会自动进行审批，大大缩短了借阅时间。
预计每年减少综合成本20万元。通过提高工作效率、降低人力成本和减少存储成本，合思档案为好想你带来了实实在在的经济效益。
成功案例彰显转型无限潜力
合思档案在好想你案例中的成功应用，充分展示了其在企业财务数智化转型中的强大助力。在合规性文档存储方面，合思档案不仅满足了企业的合规需求，还为企业带来了显著的经济效益和社会效益。
未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，帮助更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅，让企业在合规性文档存储方面迈出坚实的步伐。
