在电子凭证数字化转型的汹涌浪潮下，企业正面临着前所未有的挑战与机遇。一方面，数字化转型为企业带来了更高效、更精准的财务管理可能性；另一方面，企业也在转型过程中遭遇了诸多难题。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的解决方案，已经助力众多企业成功实现财务数字化转型。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入剖析合思如何帮助企业突破困境，实现财务全流程数字化闭环，而电子存档系统在其中发挥了关键作用。
数字阅读品牌的财务困局
在企业的发展进程中，某知名头部数字阅读品牌遭遇了一系列复杂的财务难题。
企业内部的数据犹如一盘散沙，分散在多个不同的系统之中。业务流程也因此变得支离破碎，数据整合的难度极大。这直接导致了费用管控难以有效落实，预算超标成为了家常便饭。
每个财务月，企业都需要处理大量的单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入这种低价值、机械性的工作中，人效极为低下。
同时，全业务数据都要打印纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，而且票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。电子存档系统的缺失，让企业的财务管理陷入了困境。
携手合思开启转型之路
为了解决上述棘手的问题，该企业精心构建了精细的系统服务商选型模型。经过多轮筛选和评估，最终选择与合思合作。
合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，电子存档系统成为了这个方案的重要组成部分。通过该方案，助力企业完成了业财平台建设。
这个方案全面涵盖了财务准确性和及时性等关键方面，确保企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在合思的帮助下，企业的结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计还能进一步提升到T + 5。电子存档系统的高效运行，为企业财务效率的提升提供了有力保障。
电子存档系统带来显著成效
-
增效：开启高效财务管理新时代
在合思电子存档系统的助力下，企业在增效方面取得了显著的成果。
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。电子存档系统实现了财务数据的实时更新和共享，让付款情况一目了然。
档案整理效率得到了极大提升。以往，凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度的整理需要耗费大量工时，现在电子存档系统将这些工作进行了自动化处理，消除了繁琐的人工操作。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景。员工可以通过电子存档系统快速查询和借阅所需档案，提升了借阅效率。同时，精准的实物档案定位功能，让实物档案查找变得更加轻松快捷，大大节省了查找时间。 -
降本：实现成本全面优化
电子存档系统在降本方面也发挥了重要作用。
通过系统的精准管控，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的问题。企业能够对费用进行实时监控和预警，避免不必要的开支。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。电子存档系统实现了财务流程的自动化，让财务人员从繁琐的手工劳动中解放出来，将更多的精力投入到更有价值的工作中。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。企业不再需要大量打印纸质文件，不仅降低了纸张成本，还减少了相关的打印、装订等费用。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。电子存档系统将大量的档案数据进行电子化存储，不再需要庞大的档案室来存放纸质档案。 -
合规：保障企业财务管理合法合规
合思的电子存档系统为企业的合规管理提供了有力支持。
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。系统能够自动识别发票的真伪，避免虚假发票入账，降低了税务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。企业可以通过电子存档系统对借款和核销流程进行全程监控，确保每一笔资金的使用都符合规定。
保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。电子存档系统采用了先进的加密技术和数据存储方式，确保档案数据的安全性和完整性。同时，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业的财务管理始终处于合法合规的轨道上。 -
先进性：引领数字化转型潮流
电子存档系统体现了高度的先进性。
它灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。员工在消费时可以直接通过系统进行支付和记录，大大提高了消费的便捷性。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。电子存档系统将财务管理与日常办公紧密结合，让员工在工作过程中自然地完成费用的处理，提升了员工的工作体验。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。企业通过电子存档系统实现了档案的电子化管理，减少了对纸张的依赖，为环保事业做出了贡献。
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。电子存档系统将整个财务流程进行了数字化整合，让企业的财务管理更加高效、精准、透明。
某知名头部数字阅读品牌通过与合思合作，借助电子存档系统成功实现了财务全流程数字化闭环，解决了诸多财务痛点。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业需要积极拥抱数字化变革，以提升财务管理效率，降低成本，实现可持续发展。合思作为行业领先的财务数智化解决方案提供商，将继续发挥其技术优势和创新能力，为更多企业提供优质的服务，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。
如果您的企业也面临类似的财务挑战，不妨与合思联系，开启免费试用电子存档系统之旅，让合思帮助您的企业实现财务数字化转型。
