在数字化浪潮席卷而来的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着企业财务档案管理新时代的来临。数电票以其独特的 XML 格式存档要求，以及 XBRL 文件写入财务入账信息的规定，让企业意识到，传统的档案管理模式已难以适应“数字化凭证时代”的需求。
传统档案管理宛如一座陈旧的城堡，存在着诸多难以攻克的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅在储存耗材上耗费巨大，而且占据大量空间。更令人头疼的是，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落在各处的珍珠，难以串联起来进行分析利用。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，手动逐一匹配核对确认的过程枯燥繁复，仿佛陷入了一场永无止境的迷宫之旅。业务人员在出差、招待后的报销环节，更是被繁琐的纸质票据留存和上交流程所困扰，时间和精力被大量消耗。
同时，传统档案管理还隐藏着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出的耗材成本如同流水般不断流逝，档案室和档案柜的存储空间需求则像无底洞一样难以填满。手工装册归档的重复性工作量，如同沉重的枷锁，束缚着工作效率的提升；查询调阅条件的粗糙，使得数据无法得到有效利用，如同被埋藏在地下的宝藏，难以挖掘出其真正价值。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案在不可抗力面前脆弱不堪，这些都给企业带来了巨大的合规风险。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件的束缚，数据存储的线下载体成为了企业全面数字化进程的绊脚石。
在这样的时代背景下，合思档案这款数字化合规工具应运而生，它宛如一把利剑，为企业披荆斩棘，解决档案管理的重重难题。
全维方案铸就管理新高度
合思档案作为一款卓越的数字化合规工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一个强大的武器库，满足企业不同档案管理需求。
单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在企业的业务及管理流程中，实物流转与电轨运行并行，线上仅需一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，就能做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，企业能够轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化，如同为企业打造了一个可以自由伸缩的档案管理空间。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，赋予了合思档案强大的档案匹配组装能力。它可以依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，为企业的档案管理加上了一道坚固的防线。
核心功能彰显卓越实力
合思档案作为一款出色的数字化合规工具，其核心功能犹如璀璨的星辰，在档案管理领域闪耀着独特的光芒。
多源采集功能是合思档案的重要基石。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。即使面对不满足系统集成要求的零散会计资料，也可以通过多种便捷的手动数据补录方式进行处理，真正做到了“应收尽收”。
智能制档功能则让档案管理变得更加轻松高效。利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配工作量，高达 90%。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示，让财务人员对整个制档过程一目了然。通过字段映射，查阅变得更加便捷，完成多档案类型的业务字段映射后，财务人员查询更直接，分析更高效。
专用格式版式文件是合思档案的一大创新。它可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。企业还可以自定义专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案合规的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案的合规性一目了然。
多元场景见证实际成效
合思档案作为一款优秀的数字化合规工具，在不同类型企业的应用场景中展现出了强大的实力和卓越的效果。
对于年单据量高达 2.6 亿的企业来说，会计档案纸电混合管理难题和手工作业的低效费力如同两座大山，压得企业喘不过气来。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。数据加载仅需 30 秒，关联匹配只需 15 分钟，凭证与单据关联次数达到 350 亿次，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。
集团型企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案如同一位得力的助手，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本每年减少 300 册，达成了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保的管理成效。
对于有多系统数据互联需求的企业，低效的档案管理现状和档案管理痛点一直是企业发展的阻碍。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，为企业带来了实实在在的效益。
K12 民办教育集团在采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，让教育集团的档案管理焕然一新。
在当前的经济环境下，企业数字化转型已成为必然趋势。合思档案作为一款专业的数字化合规工具，坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予了高度评价，世界 500 强的海亮教育完成数字化拼图后，共享单位数量增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率达到 91.6%；2023 年中国 500 最具价值品牌的徐福记上线合思档案后全集团无纸化，管理效率大大提升。
合思档案具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求。如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型，不妨行动起来。您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、添加微信公众号和小程序等方式联系合思，还可以免费试用，开启高效档案管理之旅。
