合思档案：引领企业文件管理效率提升新潮流

在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。传统的档案管理模式，在纸电混合时代的复杂环境下，暴露出了诸多痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸张、油墨等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放档案。而且，这些档案数据往往缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，使得企业在决策过程中缺乏有力的数据支持。

财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作枯燥繁复。这种低效的工作方式不仅增加了财务人员的工作负担，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和效率。

业务人员在出差招待后，报销纸质票据的留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。这不仅影响了业务人员的工作效率，还可能导致报销不及时，影响员工的积极性。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是显性成本的体现。而手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，则是隐形成本的体现。此外，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，也给企业带来了高合规风险。

企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，实现文件管理效率提升。

合思档案的多元解决方案：满足企业不同需求实现文件管理效率提升

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规，有效提升了文件管理效率。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步提升文件管理效率。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为文件管理效率提升提供有力保障。

合思档案核心功能与优势：全方位提升文件管理效率

合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面具有强大的核心功能与优势，全面助力企业文件管理效率提升。

多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保全面采集会计资料，提升文件管理效率。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有效提升文件管理效率。

档案管理功能实现了多场景适配，满足档案不同阶段的管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等，为文件管理效率提升提供了有力的管理保障。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，实现了档案全场景数字化利用。支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。提供一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理，极大地提升了文件管理效率。

合思档案应用案例：实际成效彰显文件管理效率提升价值

众多企业通过应用合思档案，实现了文件管理效率的显著提升，取得了良好的实际成效。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案。实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本，有效提升了文件管理效率。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3，纸张打印成本减少了100万张纸/年，大大提升了文件管理效率。

某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，有力地提升了文件管理效率。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，显著提升了文件管理效率。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择合思档案提升自身档案管理水平。

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