合思档案解决方案：开启企业文件管理效率提升新篇章

在数电票时代的浪潮下，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。

纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高昂、占地空间大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用而烦恼；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配核对的枯燥工作中；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，造成企业资源的浪费；高隐形成本如手工装册归档重复性工作多、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用，导致内部协作滞后。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的档案管理带来了新的希望。

合思档案方案全景概览

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印，且档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予企业更多的灵活性。它支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力保障了财务合规。合思档案的这些解决方案，为企业文件管理效率提升提供了坚实的基础。

核心功能亮点凸显优势

• 多源采集功能：灵活高效采数
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集和自主补录。这种多样化的采集方式，为企业文件管理效率提升提供了丰富的数据来源。

• 智能制档功能：数据精准组装
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。它能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，让查阅更加便捷。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案数据的准确性和合规性，进一步推动了文件管理效率提升。

• 档案管理功能：精细管控无忧
  档案管理功能支持权限管理，可进行精准管控。企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，还能进行水印权限管理。同时，支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段、拓展档案目录框架等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持按企业制度自主排列、扩展。这些精细的管理功能，为文件管理效率提升提供了有力的保障。

• 档案应用功能：融合查询便捷
  档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。这些便捷的应用功能，极大地提升了文件管理效率。

使用合思档案用户收益显著

合思档案为用户带来了多方面的显著收益，有力地推动了文件管理效率提升。

在降本增效方面，它能节约纸张成本达70%，节约整理成本达75%，提升检索效率90%，确保管理合规性100%。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为企业的数字化转型提供了有力支持。

它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，从数据到决策，为企业的发展提供了有力的决策依据。

通过资源重组，实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，进一步促进了文件管理效率提升。

典型场景彰显广泛适用性

• 助力CEO/高管决策
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，帮助企业在数字化转型中打响决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动文件管理效率提升。

• 解放归档员/财务
  归档员/财务人员使用合思档案，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，有效实现了文件管理效率提升。

• 便利外部审计
  对于外部审计工作，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，促进了文件管理效率提升。

• 数电票管理无忧
  在数电票管理场景下，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证相关操作，实现数电票全流程闭环管理，有力保障了文件管理效率提升。

客户成功案例见证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，显著提升了文件管理效率。

某集团型企业作为世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了文件管理效率。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案数据，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地提升了文件管理效率。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有力推动了文件管理效率提升。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现财务数字化转型。合思档案在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，企业可方便地获取相关服务。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时拨打电话咨询。企业还可登录网站www.hosecloud.com了解更多详情，也可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。如果您想体验合思档案为企业文件管理效率提升带来的显著效果，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新篇章。