在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化发展的必然趋势。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其精心打造的合思档案管理平台，为众多企业破解了财务档案管理的重重难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思如何助力企业实现系统化档案整理，达成财务档案管理的高效转型。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却如同一块沉重的巨石，压得企业有些喘不过气来。
首先是归档难题。在传统的财务归档模式下，财务人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要反复核对，每一个数字都不能有丝毫差错。即便如此，档案遗失的情况仍时有发生，这不仅增加了财务人员的工作压力，也给企业的财务管理带来了潜在的风险。
查找困难也是一大痛点。纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦搜寻，有时甚至花费数天时间也未必能找到所需的文件。这不仅严重影响了工作效率，也可能导致企业错过一些重要的决策时机。
成本高昂同样不容忽视。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业不得不专门设立档案库房，购置档案柜等设备。同时，还需要配备专门的档案管理人员，负责档案的整理、保管和借阅等工作。这无疑增加了企业的运营成本，降低了企业的经济效益。
最后，合规性问题也日益凸显。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着法律法规的不断完善，企业对财务档案的合规性要求越来越高。如果不能有效解决档案管理的合规性问题，企业可能面临法律风险和行政处罚。
合思方案：系统化档案整理的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思迅速制定了一套针对性的解决方案，为企业实现系统化档案整理提供了有力的支持。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员只需轻轻一键，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。通过系统化档案整理，所有的财务数据都被整合到一个平台上，财务人员可以随时随地查询所需的信息，无需再在不同的系统和文件中来回切换。这不仅节省了时间和精力，也减少了人为错误的发生，提高了财务数据的准确性和可靠性。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案管理平台实现了自动组装档案的功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。通过系统化档案整理，平台可以自动将相关的财务数据和文件进行分类、整理和归档，形成完整的审计档案。审计人员只需在平台上即可快速查阅和审核所需的资料，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅节省了审计时间和成本，也提高了审计的准确性和公正性。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案查找困难的问题，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。通过系统化档案整理，每一份纸质档案都被赋予了唯一的二维码，财务人员可以通过扫描二维码，快速了解档案的基本信息和存放位置。这不仅提高了档案的查找效率，也减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效：系统化档案整理带来的降本增效
通过合思档案管理平台的实施和系统化档案整理的推进，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员从繁琐的档案整理和查找工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。这不仅提高了财务部门的工作效率，也为企业的发展提供了更有力的财务支持。
总部接收管理耗时减少了80%。通过系统化档案整理，档案数据实现了实时传输和共享，总部可以及时了解各部门的财务状况和档案管理情况。这不仅提高了总部的管理效率，也加强了对各部门的监督和控制。
借阅管理耗时减少了67%。员工可以通过平台在线申请借阅档案，无需再到档案库房现场办理借阅手续。这不仅提高了借阅效率，也方便了员工的工作。
预计每年减少综合成本20万元。通过减少人工成本、空间成本和设备成本等，企业的运营成本得到了有效控制。这不仅提高了企业的经济效益，也增强了企业的市场竞争力。
合思未来：持续深耕财务数智化领域
合思档案管理平台凭借其全面的功能和显著的效果，帮助企业有效解决了财务档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。通过系统化档案整理，企业的财务档案管理变得更加高效、便捷和安全。
未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以通过拨打联系电话400 – 105 – 6505或者访问网址www.hosecloud.com，了解更多关于合思档案管理平台的信息，并免费试用我们的产品，开启系统化档案整理的高效之旅。
