在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的重要浪潮。企业在这一转型过程中，面临着诸多挑战。比如在电子差旅管理方面，数据的整合、流程的优化、成本的控制等问题，都如同横亘在企业面前的一道道难关。合思作为专业的解决方案提供商，凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为企业提供了强大助力，帮助企业实现财务数字化转型，显著提升财务管理效率。
数字阅读巨头的电子差旅管理困境
在数字化阅读领域，有一家知名头部品牌，其业务遍布全国，拥有庞大的用户群体。然而，在电子差旅管理方面，却遭遇了一系列难题。
首先是数据分散问题。企业内部各个部门的差旅数据分散在不同的系统中，没有统一的管理平台。这就导致财务部门在进行数据统计和分析时，需要花费大量的时间和精力去整合各个系统的数据，效率极其低下。而且，由于数据来源分散，数据的准确性和及时性也难以保证，这给企业的决策带来了很大的困扰。
其次，多系统独立运行也是一个严重的问题。企业使用的不同系统之间缺乏有效的集成和沟通，导致信息流通不畅。例如，员工在进行差旅预订时，可能需要在多个系统中分别操作，不仅流程繁琐，还容易出现信息错误。同时，财务部门在进行费用核算时，也需要在不同系统之间来回切换，增加了工作的复杂性和出错的概率。
另外，财务档案打印成本高也是企业面临的一大负担。在传统的管理模式下，大量的差旅票据和报销凭证都需要打印出来进行存档，这不仅消耗了大量的纸张和打印机耗材，还增加了档案管理的成本。而且，由于纸质档案容易丢失和损坏，企业还面临着票据原文丢失的风险，一旦出现问题，查找和核对相关信息变得十分困难。
这些问题导致企业在电子差旅管理方面费用管控困难，人力效率低下，资源浪费严重。例如，由于缺乏有效的费用管控机制，员工的差旅费用超标现象时有发生，企业无法及时掌握费用的使用情况，难以进行有效的成本控制。同时，繁琐的流程和低效的工作方式也使得员工的工作负担加重，影响了工作的积极性和效率，严重制约了企业的发展。
合思打造无缝电子差旅管理解决方案
面对上述企业在电子差旅管理中遇到的难题，合思深入调研，为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
合思的解决方案实现了全场景覆盖。从员工的差旅预订开始，无论是机票、酒店预订，还是餐饮、交通等费用的支付，都可以在一个统一的平台上完成。员工无需再在多个系统之间切换，只需在合思的平台上进行操作，即可完成整个差旅流程。这不仅简化了员工的操作流程，提高了工作效率，还减少了出错的概率。
在财务核算记账方面，合思的解决方案实现了自动化处理。系统可以实时获取员工的差旅消费数据，并自动进行分类和核算，生成准确的财务报表。财务人员无需再手动录入数据，大大减轻了工作负担，提高了财务核算的准确性和及时性。同时，系统还可以对费用进行实时监控，一旦发现异常情况，及时提醒财务人员进行处理，有效控制了费用风险。
档案管理也是合思解决方案的重要环节。合思采用了电子档案管理方式，将所有的差旅票据和报销凭证以电子形式进行存储和管理。这样不仅节省了大量的纸张和存储空间，降低了档案管理成本，还方便了档案的查找和借阅。员工和财务人员可以通过系统随时查询和下载相关的档案信息，提高了工作效率。而且，电子档案的安全性更高，不易丢失和损坏，有效规避了档案管理风险。
此外，合思的解决方案还实现了全流程闭环管理。从员工消费到财务核算记账，再到档案管理，各个环节之间紧密相连，形成了一个完整的闭环。系统可以实时跟踪和监控整个流程的进展情况，确保每一个环节都得到有效管理和控制。同时，通过数据分析和挖掘，合思还可以为企业提供优化建议，帮助企业不断完善电子差旅管理流程，提高管理水平。
电子差旅管理变革带来显著成效
通过合思的电子差旅管理解决方案，该企业取得了显著的成效。
在增效方面，企业实现了实时掌握付款进度。以往，财务部门在处理差旅费用报销时，往往需要花费大量时间去跟踪付款进度，导致付款周期较长。而合思的解决方案可以实时更新付款状态，财务人员可以随时了解每一笔费用的支付情况，及时进行处理，大大缩短了付款周期。同时，在档案整理和借阅方面，电子档案管理方式使得档案的整理和借阅变得更加便捷高效。员工和财务人员可以通过系统快速查找和获取所需的档案信息，无需再在大量的纸质档案中寻找，提高了工作效率。
在降本方面，合思的解决方案为企业带来了实实在在的成本节约。首先，通过有效的费用管控机制，企业减少了差旅超标现象的发生。系统可以对员工的差旅费用进行实时监控和预警，一旦费用接近或超过预算，系统会及时提醒员工和财务人员进行处理，有效控制了费用支出。其次，自动化的财务核算记账和电子档案管理方式减少了人力成本。财务人员无需再手动录入数据和整理纸质档案，工作效率得到了显著提高，企业可以将人力资源分配到更有价值的工作中。此外，电子档案管理方式还减少了纸张浪费，降低了企业的运营成本。
在合规方面，合思的解决方案保障了企业费用合规。系统可以根据企业的费用政策和相关法律法规，对员工的差旅费用进行自动审核和控制。只有符合规定的费用才能通过审核，有效避免了不合规费用的发生。同时，电子档案管理方式也为企业的审计和合规检查提供了便利。企业可以随时提供准确、完整的电子档案信息，满足审计和合规要求，规避了档案管理风险。
在先进性方面，合思的解决方案实现了全场景无需报销，贴合双碳目标。员工在进行差旅消费时，无需再进行繁琐的报销流程，费用自动入账和归档。这不仅提高了员工的满意度，还减少了企业的管理成本。同时，电子档案管理方式减少了纸张的使用，符合双碳目标，体现了企业的社会责任和环保意识。
电子凭证数字化转型是企业未来发展的必然趋势，电子差旅管理作为其中的重要组成部分，对于企业的财务管理和发展具有至关重要的意义。合思将继续凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，助力更多企业实现数字化转型。如果您的企业也想提升电子差旅管理效率，优化财务管理流程，不妨选择合思，现在可以免费试用我们的解决方案，开启数字化转型之旅。
